Kiedy warto zmienić biuro rachunkowe?
Zmiana biura rachunkowego to poważna decyzja dla przedsiębiorcy, która powinna być dobrze przemyślana i oparta na istotnych powodach. Cały proces, który wymaga zgłoszenia w różnych instytucjach i dopełnienia formalności, powinien być przeprowadzony z dbałością o szczegóły.
Za rozwiązaniem dotychczasowej umowy przemawiają:
- błędy w rozliczeniach,
- częste korekty,
- niska jakość usług,
- niewywiązywanie się biura ze zleconych usług,
- niedostarczanie na czas informacji o wysokości podatków,
- brak swobodnego dostępu do dokumentów firmowych,
- utrudniony kontakt z pracownikami biura,
- brak odpowiedzialności biura rachunkowego za popełnione błędy,
- brak wsparcia merytorycznego w prowadzeniu działalności,
- brak informacji o bieżących sprawach finansowych firmy,
- wykrycie nieprawidłowości podczas kontroli.
Nawiązanie współpracy z nowym, profesjonalnym biurem rachunkowym może przyczynić się do rozwoju biznesu. Dlatego do zmiany - bez względu na jej powód - warto podejść z należytą starannością.
Odpowiedzialność przedsiębiorcy - co przemawia za zmianą nierzetelnego biura?
Przypominamy - chociaż biuro rachunkowe na podstawie pełnomocnictw reprezentuje przedsiębiorcę w urzędach, sporządza i składa deklaracje, to za rozliczenia podatkowe zawsze odpowiedzialność ponosi właściciel firmy. Nawet korzystanie z usług najlepszego księgowego nie zwalnia przedsiębiorcy z odpowiedzialności w razie kontroli skarbowej.
Szukasz usług księgowych związanych z artykułem? Prześlij zapytanie ekspertom
W przypadku wystąpienia nieprawidłowości podatkowych, najpierw karany jest przedsiębiorca. Dopiero później właściciel firmy będzie mógł wystąpić o odszkodowanie z polisy OC biura rachunkowego. To kolejna przesłanka, aby zakończyć współpracę z nierzetelnym biurem rachunkowym.
W jakim momencie dokonać zmiany biura rachunkowego?
Teoretycznie, zmiany biura rachunkowego można dokonać w dowolnym momencie. Najlepiej i najwygodniej dla obu stron zmienić biuro w terminie po zakończeniu okresu rozliczeniowego, złożeniu deklaracji podatkowej oraz zapłaceniu podatku. Zmiana biura rachunkowego wraz z początkiem kolejnego okresu rozliczeniowego jest optymalnym rozwiązaniem, ponieważ oznacza prowadzenie całości dokumentacji zgodnie z jednym, spójnym schematem.
Decydując się na zakończenie współpracy, należy wziąć pod uwagę określony w umowie okres wypowiedzenia. Zmiana biura z dnia na dzień nie jest możliwa.
Jak zmienić biuro rachunkowe?
Zmiana biura rachunkowego to czynność, na którą składa się kilka następujących po sobie etapów.
Znalezienie nowego biura rachunkowego
Aby zmiana biura rachunkowego przebiegła sprawnie, a firma zachowała ciągłość operacji księgowych, warto najpierw nawiązać kontakt z nowym biurem i omówić z nim szczegóły współpracy. Listę sprawdzonych księgowych w Warszawie znajdziesz: Lista sprawdzonych biur rachunkowych w Warszawie Strona umożliwia filtrowanie biur rachunkowych między innymi po branżach, formach prawnych, rodzaju opodatkowania oraz wybranych usługach dodatkowych.
Szukasz usług księgowych związanych z artykułem? Prześlij zapytanie ekspertom
Wypowiedzenie dotychczasowej umowy oraz podpisanie nowej
Po wybraniu biura rachunkowego należy wypowiedzieć umowę współpracy z poprzednim. Umowy o świadczenie usług księgowych często mają długie okresy wypowiedzenia (1-3 miesiące), dlatego ten krok należy wykonać od razu, jak zdecydujemy się podjąć współpracę z nowym biurem.
Umowa o świadczenie usług księgowych powinna wchodzić w życie w kolejnym dniu po terminie, w którym rozwiązaniu ulega poprzednia umowa. Jeśli nowe biuro wyrazi taką chęć, możemy zawrzeć z nim umowę z datą przyszłą.
Odwołanie poprzednich pełnomocnictw i udzielenie nowych
Jeżeli biuro jest upoważnione przez przedsiębiorcę formularzem UPL-1 do składania w jego imieniu deklaracji drogą elektroniczną, trzeba zawiadomić urząd skarbowy o odwołaniu pełnomocnictwa. Dokonuje się tego za pomocą formularza OPL-1. W przypadku, gdy zostały udzielone inne pełnomocnictwa, również należy pamiętać o pisemnym ich odwołaniu. Na tym etapie udzielane są również pełnomocnictwa dla nowego biura.
Biuro rachunkowe może dopełnić obowiązku aktualizacji wpisu do CEiDG-1 w imieniu przedsiębiorcy (w ramach pełnomocnictwa).
Zgłoszenie zmiany biura rachunkowego
Na kolejnym etapie przedsiębiorca powinien zaktualizować informacje w ewidencji przedsiębiorców. Przy zmianie biura rachunkowego wymagane jest dokonanie aktualizacji wpisu przedsiębiorcy do CEIDG. Wpis ten aktualizujemy na formularzu CEIDG-1. Należy też powiadomić urząd o sposobie prowadzenia księgowości i miejscu przechowywania dokumentacji rachunkowej.
Szukasz usług księgowych związanych z artykułem? Prześlij zapytanie ekspertom
Przeniesienie dokumentacji ze starego biura do nowego
Przedostatni krok przy zmianie biura rachunkowego polega na odebraniu dokumentów z poprzedniego biura i przekazaniu ich nowemu. Dokumenty księgowe można odebrać samodzielnie lub wysłać po nie kuriera. Po rozwiązaniu umowy biuro ma obowiązek oddać oryginały wszystkich przekazanych przez przedsiębiorcę dokumentów. Są nimi:
- umowy,
- wyciągi bankowe i rachunki,
- potwierdzenia zapłaty,
- księgi podatkowe i rejestry VAT,
- ewidencja faktur,
- ewidencje środków trwałych i wyposażenia,
- deklaracje ZUS i podatkowe,
- wydruki z KPiR z całego okresu rozliczanego przez dane biuro rachunkowe,
- struktury JPK wraz potwierdzeniem wysyłki,
- dokumentację związaną z kadrami i płacami,
- wszystkie inne dokumenty przekazane do biura rachunkowego.
Ważne, aby przekazanie dokumentów odbyło się za pomocą protokołu odbioru. Gdy przedsiębiorca stwierdzi, że przekazane dokumenty są niekompletne, powinien pisemnie wezwać biuro do uzupełnienia braków. Pamiętajmy, że nowe biuro rachunkowe potrzebuje czasu na zapoznanie się z dokumentacją.
Na co zwrócić uwagę przy wyborze nowego biura rachunkowego?
Przede wszystkim należy sprawdzić, czy wybrane przez nas biuro rachunkowe:
- ma odpowiednie kwalifikacje - legitymuje się certyfikatem księgowym (MF lub C.I.K.),
- posiada ubezpieczenie na działalność biura rachunkowego i jaka jest jego wysokość,
- bierze udział w kursach i szkoleniach dla księgowych,
- oferuje zakres usług odpowiadający naszym potrzebom,
- zapewnia klientom dogodne formy i godziny kontaktu,
- oferuje wygodne dla nas sposoby dostarczania i odbierania dokumentów,
- specjalizuje się w obsłudze firm z naszej branży,
- udostępnia narzędzia do wystawiania faktur,
- pracuje na licencjonowanych programach,
- rzetelnie powiadamia przedsiębiorców o wysokości należnych podatków i terminach obowiązków podatkowych,
- wdrożyło procedury związane z ochroną danych osobowych (RODO),
- zapewnia przejrzysty cennik usług.
Szukasz usług księgowych związanych z artykułem? Prześlij zapytanie ekspertom
Szczegółowy poradnik dla przedsiębiorców poszukujących biura rachunkowego dostępny jest w artykule: Jak wybrać odpowiednie biuro rachunkowe?