Umowa o dzieło - obowiązek informacyjny
1 stycznia 2021 r. w życie wszedł obowiązek rejestracji umów o dzieło w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Rejestracji podlegają umowy zawarte zarówno pisemnie, jak i ustnie. Zarejestrowanie w ZUS umowy o dzieło nie wiąże się z obowiązkiem jej oskładkowania.
Nowy obowiązek informacyjny został wprowadzony na podstawie art. 22 ustawy z 31 marca 2020 zwanej „tarczą antykryzysową” (Dz.U. z 2020 r. poz. 568 z późn. zm.), który wprowadził zmiany do ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 266 z późn. zm.).
Zgodnie z ustawą: „Płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca dzieło informuje ZUS o zawarciu każdej umowy o dzieło, jeżeli umowa taka zawarta zostanie z osobą, z którą nie pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy, w terminie 7 dni od dnia zawarcia tej umowy.”
Umowa o dzieło to jedna z form zatrudnienia pracownika, w której to przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty należnego za nie wynagrodzenia. Więcej informacji na ten temat przedstawiamy w artykule - Formy zatrudnienia pracownika
W jakim celu wprowadzono rejestr umów o dzieło?
Nowy obowiązek ma umożliwić ZUS weryfikację liczby umów o dzieło zawieranych przez poszczególne podmioty. Statystyki posłużą jednocześnie określeniu kierunków rozwoju danej branży. Rejestr ma też ułatwić przeprowadzanie kontroli u przedsiębiorców, u których wykryte zostały nieprawidłowości w określeniu przedmiotu umowy o dzieło. Prognozowane jest również nałożenie w przyszłości składek ubezpieczeniowych na umowy o dzieło.
Rejestr zawartych umów o dzieło
Każda umowa o dzieło wymaga osobnej rejestracji. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy podmiot rejestrujący w danym okresie zawarł więcej niż jedną umowę z tą samą osobą fizyczną. W takim przypadku na jednym formularzu może zarejestrować do 10 umów.
Zgłoszenie informacyjne zawiera podstawowe dane zamawiającego i wykonawcy oraz informacje o samej umowie. Nie uwzględnia natomiast wysokości wynagrodzenia należnego za wykonanie dzieła.
Informacje dotyczące zawartych umów o dzieło są zarejestrowane na koncie płatnika składek przez profil PUE ZUS.
Zwolnienie z obowiązku informacyjnego nt. umowy o dzieło
Obowiązkiem poinformowania o każdej umowie o dzieło nie są objęte:
- umowy zawierane z własnym pracownikiem,
- umowy wykonywane na rzecz własnego pracodawcy, ale zawarte z innym podmiotem,
- umowy zawarte z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą na wykonanie przez nie usług, które wchodzą w zakres prowadzonej działalności.
Rejestracji nie podlegają umowy zawarte przed 1 stycznia 2021, ale rozpoczynające realizację po tej dacie.
Przekazywanie danych na formularzu RUD
Rejestr umów o dzieło to dla przedsiębiorców dodatkowe obowiązki. Umowy zawarte po 1 stycznia 2021 r. należy wykazać w nowym formularzu RUD (Zgłoszenie umowy o dzieło).
Formularz ten można przekazać elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS.
Jakie informacje o UOD należy przekazać do ZUS?
Formularz ZUS RUD wymaga od płatników przekazania następujących informacji:
- dane identyfikacyjne zamawiającego: NIP, REGON, nazwa skrócona, a gdy zamawiający jest osobą fizyczną PESEL lub numer dowodu tożsamości, imię i nazwisko,
- dane identyfikacyjne osoby, z którą zawarto umowę o dzieło: PESEL lub dowód tożsamości, imię i nazwisko, datę urodzenia,
- dane adresowe zamawiającego,
- dane adresowe osoby, z którą zawarto umowę o dzieło,
- data zawarcia umowy,
- data rozpoczęcia i data zakończenia wykonywania umowy,
- przedmiot umowy.
Powyższe informacje posłużą ZUS-owi do weryfikowania istnienia obowiązku ubezpieczeń społecznych osób wykonujących umowy o dzieło.
Umowa o dzieło - prawidłowe określenie przedmiotu
Z perspektywy płatnika kluczowe zadanie polega na właściwym określeniu przedmiotu umowy. Przez właściwy przedmiot uznaje się taki, który nie budzi wątpliwości co do charakteru umowy o dzieło.
Zgodnie z art.627 Kodeksu Cywilnego „Przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia.”
Ważne jest również, aby możliwe było poddanie dzieła testowi na obecność wad fizycznych i odpowiedzialność przyjmującego zamówienie za osiągnięcie umówionego rezultatu.
Możliwe konsekwencje dla płatników w kontekście umów o dzieło
W razie możliwej kontroli, ZUS będzie uprawniony do zakwestionowania zasadności umów o dzieło. To z kolei może skutkować żądaniem zapłaty zaległych składek wraz z odsetkami (do 5 lat wstecz) - tak, jakby strony umowy łączyła umowa zlecenie (o świadczenie usług) lub umowa o pracę.
O obowiązkach składkowych płatnikach piszemy w artykule: Ile wynoszą składki ZUS za pracownika?
Naruszenie obowiązku złożenia informacji o umowach o działo
Płatnik, który nie złoży informacji o umowach o działo lub zrealizuje obowiązek w sposób nieprawidłowy, naraża się na grzywnę w wysokości do 5000 zł za niezgłoszenie danych wymaganych ustawą.
Zalecenia dla przedsiębiorców
Z uwagi na obowiązek informowania o zawartych umowach o dzieło, płatnikom zalecane jest dokonanie przeglądu umów pod kątem kryteriów stosowanych przez ZUS. W razie potrzeby mogą oni:
- wprowadzić zmiany do treści umów,
- zastąpić umowę o dzieło innym rodzajem umowy.