Obowiązek przechowywania dokumentów księgowych
Ustawa o rachunkowości nakłada na podmioty gospodarcze obowiązki w zakresie należytego gromadzenia i przechowywania dokumentów firmowych. Dodatkowo, każda jednostka powinna posiadać przyjętą i opisaną w języku polskim dokumentację opisującą zasady rachunkowości. Jest to tak zwana polityka rachunkowości.
Osobą odpowiedzialną za formę i metody archiwizacji dokumentów jest kierownik jednostki. Za nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji grozi odpowiedzialność karnoskarbowa.
Dokumenty księgowe - które wymagają przechowywania?
Podmioty gospodarcze zobowiązane są do przechowywania takich dokumentów firmowych, jak:
- podatkowa księga przychodów i rozchodów (KPiR),
- ewidencje sprzedaży,
- rejestry VAT sprzedaży i zakupów,
- deklaracje,
- dowody księgowe - potwierdzenia sprzedaży, zakupów, pozostałych wydatków związanych z działalnością gospodarczą,
- dokumenty inwentaryzacyjne - spis z natury,
- kopia rocznego zeznania podatkowego.
Zmiany w terminach przechowywania dokumentów od 2019 r.
Wraz z 1 stycznia 2019 roku weszły w życie nowe zasady archiwizacji dokumentów księgowych. Zlikwidowany został obowiązek trwałego (bezterminowego) przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych. Okres ich archiwizacji skrócono do 5 lat, licząc od początku roku następującego po zatwierdzeniu sprawozdania.
Miejsce przechowywania dokumentacji księgowej
Właściciel firmy może przechowywać dokumenty samodzielnie lub zlecić to jednostce obsługującej, na przykład do biura rachunkowego. W drugim przypadku konieczne jest zgłoszenie tego faktu naczelnikowi odpowiedniego urzędu skarbowego. Zgłoszenia należy dokonać w terminie 15 dni od wydania dokumentów księgowych zewnętrznemu podmiotowi.
Jednocześnie konieczne jest, by w przypadku ewentualnej kontroli, wszelkie dokumenty były udostępnione prowadzącym je inspektorom.
Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?
Ustawa o rachunkowości określa również okresy archiwizacji dokumentów księgowych.Rodzaje dokumentów i terminy ich przechowywania:
- zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe - 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło zatwierdzenie,
- księgi rachunkowe – 5 lat,
- karty wynagrodzeń pracowników lub ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, który wynika z przepisów emerytalnych i rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat,
- dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,
- dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów, umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym bądź objętych postępowaniem karnym lub podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym to operacje, transakcje i postępowania zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione,
- dokumentacja przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - nie krócej niż 5 lat od upływu jej ważności,
- dokumenty dotyczące rękojmi lub reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji,
- dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,
- inne dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzania wynika z ustawy o rachunkowości – 5 lat.
Przykład:
Przedsiębiorca zamknął rok podatkowy 2017 i w 2018 roku złożył za niego deklarację roczną. Dokumenty dotyczące roku 2017 takie jak faktury przychodowe i kosztowe powinien przechowywać do końca roku 2023.
W jaki sposób przechowywać dokumenty księgowe?
Samo przechowywanie dokumentów księgowych to nie wszystko. Nie bez znaczenia jest też sposób prowadzenia archiwum. Przede wszystkim:
- dokumenty kosztowe i sprzedażowe powinny być ułożone i ponumerowane zgodnie z KPiR, a przy tym starannie zabezpieczone przed ewentualnym zgubieniem lub zniszczeniem,
- dokumenty muszą być uporządkowane zgodnie ze sposobem prowadzenia ksiąg rachunkowych i z zachowaniem podziału na okresy rozliczeniowe,
- dokumenty księgowe powinny być przechowywane w odpowiednim miejscu – zabezpieczonym przed zniszczeniem i dostępem osób niepowołanych,
- przedsiębiorca powinien wyznaczyć miejsce przechowywania dokumentacji księgowej i poinformować o nim urząd skarbowy,
- przechowywanie dokumentów księgowych powinno odbywać się tak, żeby w trakcie możliwej kontroli organów skarbowych dostęp do nich był swobodny.
Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej
Dokumenty księgowe mogą być także przechowywane w formie elektronicznej. Dozwolone jest to pod warunkiem odpowiedniego zabezpieczenia przed:
- dokonaniem ewentualnych zmian w treści dokumentów,
- rozpowszechnianiem dokumentów przez nieupoważnione osoby,
- uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentów.
Podobnie jak w przypadku oryginałów dokumentów, w cyfrowym archiwum konieczne jest zachowanie chronologii względem okresów rozliczeniowych.
Na właścicielu firmy spoczywa też obowiązek przygotowania kopii zapasowej dokumentacji księgowej w formie elektronicznej. Konieczne jest również posiadanie urządzenia, które pozwoli na odczyt i wydruk danych zgromadzonych na nośnikach cyfrowych.
Jak przechowywać dokumenty kadrowe?
Poza dokumentami księgowymi, przedsiębiorstwo na mocy osobnych ustaw, musi archiwizować również inne rodzaje dokumentów. Dotyczy to zwłaszcza dokumentów kadrowych pracowników zatrudnionych w firmie.
Dotychczas pracodawca miał obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez 50 lat. Obecnie możliwe jest skorzystanie ze skróconego 10-letniego okresu przechowywania. Możliwość ta dotyczy dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku.
Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji z 50 do 10 lat możliwe będzie też dla tych pracowników, którzy rozpoczęli pracę między 1 stycznia 1999 roku, a 31 grudnia 2018 roku.
Dokumenty księgowe po upływie czasu przechowywania - co dalej?
Po upływie okresów wyznaczonych w ustawie, kierownik jednostki może podjąć decyzję o likwidacji całej możliwej do zlikwidowania dokumentacji księgowej. Ustala on także sposób jej zniszczenia.
W przypadku likwidacji dokumentów warto jest sporządzić protokół , aby móc później wykazać jakie dokumenty zostały zniszczone. Na protokole należy wskazać likwidowane dokumenty oraz osoby odpowiedzialne za ich likwidację.