Czym jest faktura?
Zgodnie z definicją umieszczoną w ustawie o VAT, jako fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej, który zawiera dane wymagane tą ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Faktura VAT jest dokumentem potwierdzającym dokonanie transakcji.
Kto wystawia fakturę?
Przepisy ustawy stanowią, że przedsiębiorca będący podatnikiem VAT, zobowiązany jest do wystawiania faktur na rzecz innego podatnika.
Jeśli przedsiębiorca zrezygnował z płacenia VAT-u (zwolnienie podmiotowe lub przedmiotowe) - sprzedaż towarów i usług może dokumentować za pomocą rachunków. Co do zasady, nie ma on obowiązku wystawiania faktur. Konieczność taka zajdzie jednak wtedy, gdy jego kontrahent zgłosi żądanie jej wystawienia.
Polskie prawo daje podatnikom wybór - mogą oni zostać płatnikami podatku VAT lub też skorzystać z jego zwolnienia. Więcej w artykule o zaletach i wadach bycia tzw. VAT-owcem.
Faktura - w jakim terminie należy wystawić?
Termin wystawienia faktury podyktowany jest momentem, w którym żądanie zgłosił nabywca towaru lub usługi. W sytuacji, gdy podatnik nie miał obowiązku wystawienia faktury, a kontrahent zgłosił takie żądanie, dokument powinien zostać wystawiony:
- do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła transakcja - gdy żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone w tym samym miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż,
- w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania - gdy nabywca zażądał wystawienia faktury po miesiącu, w którym nastąpiła sprzedaż.
Szukasz usług księgowych związanych z artykułem? Prześlij zapytanie ekspertom
Jakie dane muszą znaleźć się na fakturze?
Elementy, które muszą znaleźć się na każdej fakturze to:
- kolejny numer faktury,
- dane sprzedawcy i nabywcy (imię i nazwisko, nazwa skrócona, adres, NIP),
- data wystawienia i sprzedaży,
- termin płatności i forma zapłaty,
- nazwa towaru lub usługi,
- jednostka miary i ilość sprzedawanego towaru,
- cena jednostkowa,
- kwoty rabatów i obniżek cen,
- wartość netto,
- stawka i wartość podatku VAT,
- kwota podatku,
- wartość brutto.
Faktura może zawierać także termin i sposób płatności oraz uwagi dotyczące dokumentu.
Faktura a zwolnienie z VAT
Faktura przedsiębiorcy zwolnionego z VAT w polu dotyczącym stawki VAT powinna zawierać skrót „zw” (zwolniony). Oznacza to, że przedsiębiorca, który wystawia fakturę z taką stawką VAT prowadzi sprzedaż zwolnioną z VAT, która nie podlega opodatkowaniu.
Jeśli przedsiębiorca korzysta z podmiotowego zwolnienia z VAT (do wartości limitu 200 000 zł), to nie ma obowiązku podawać na fakturze informacji dotyczących podstawy zwolnienia z VAT.
Jak wystawić fakturę?
Przepisy prawa nie regulują, w jaki sposób podatnicy mają wystawiać faktury. Mogą dokonać tego:
- ręcznie przy wykorzystaniu gotowych druków,
- za pomocą dedykowanych programów do wystawiania faktur,
- za pomocą samodzielnie przygotowanego wzoru.
Szukasz usług księgowych związanych z artykułem? Prześlij zapytanie ekspertom
Darmowy program do fakturowania to nieoceniona pomoc dla każdego przedsiębiorcy. Z jego pomocą może on szybko i wygodnie wystawiać nabywcom faktury dokumentujące sprzedaż. Zachęcamy do zapoznania się z artykułem o najlepszych bezpłatnych programach do wystawiania faktur online.
Przechowywanie faktur
Faktury należy przechowywać przez okres 5 lat. Okres ten liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku od towarów i usług przy podziale na poszczególne okresy rozliczeniowe. Faktury można przechowywać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Ustawa o rachunkowości nakłada na podmioty gospodarcze obowiązek należytego gromadzenia i przechowywania dokumentów firmowych. Dodatkowe informacje o przechowywaniu faktur przedstawiamy w artykule poświęconym archiwizacji dokumentów księgowych.
Czym jest rachunek?
Rachunek, podobnie jak faktura, to dokument potwierdzający zawartą transakcję, szczegółowo uregulowany w Ordynacji podatkowej.
Kto wystawia rachunek?
Rachunek mogą wystawiać ci podatnicy, na których przepisy prawa nie nakładają obowiązku wystawienia faktury. Rachunek wystawiany jest tylko na żądanie odbiorcy towarów lub usług.
Szukasz usług księgowych związanych z artykułem? Prześlij zapytanie ekspertom
Rachunek - w jakim terminie należy wystawić?
Jeżeli żądanie rachunku wpłynęło do podatnika przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, to na jego wystawienie ma on 7 dni licząc od dnia wykonania usługi lub wydania towaru.
Natomiast jeśli żądanie rachunku zostało zgłoszone już po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania.
Podatnik będzie zwolniony z obowiązku wystawienia rachunku w przypadku zgłoszenia żądania po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.
Jakie dane muszą znaleźć się na rachunku?
Elementy, które muszą znaleźć się na każdym rachunku to:
- imiona i nazwiska (nazwa lub firma) oraz adresy sprzedawcy i kupującego (bądź wykonawcy i odbiorcy usługi),
- data wystawienia i sprzedaży,
- kolejny numer rachunku,
- określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług wraz z ich cenami jednostkowymi,
- ogólna suma należności wyrażona liczbowo i słownie.
Jak wystawić rachunek?
Podobnie jak w przypadku faktury, przedsiębiorca może skorzystać z gotowych druków rachunków lub przygotować je samodzielnie. Należy pamiętać, że rachunek wystawia się w dwóch egzemplarzach - dla wystawcy i kupującego.
Przechowywanie rachunków
Wystawca rachunku oraz nabywca towarów lub usług zobowiązani są do przechowywania rachunków przez okres 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym dokument został wystawiony.
Szukasz usług księgowych związanych z artykułem? Prześlij zapytanie ekspertom
Faktura i rachunek - podobieństwa
Faktura i rachunek wymagają wystawienia zgodnie z obowiązującymi przepisami. Mimo różnic wizualnych, zawartość obu dokumentów niemalże się pokrywa. Wspólnymi elementami są dla nich dane wystawcy i odbiorcy, opis i cena przedmiotu transakcji oraz oznaczenia dokumentu - numeracja oraz daty wystawienia i sprzedaży.
Faktura i rachunek - różnice
Oba dokumenty potwierdzające dokonanie transakcji są do siebie zbliżone - zawierają praktycznie te same dane i mają spełniać podobne zadanie.
Kluczową różnicą odróżniającą fakturę od rachunku jest cena wpisywana na dany dokument.
W rachunku jest to tylko cena jednostkowa oraz ogólna wartość transakcji. W przypadku faktury należy także wskazać wartość netto transakcji, wartość podatku VAT wraz z obowiązującą stawką oraz wartość brutto.