Wielu właścicieli biur rachunkowych zastanawia się, jak podnieść ceny usług księgowych. W poniższym poradniku poruszamy kwestię polityki cenowej w biurach rachunkowych.
Główne założenia polityki cenowej biura rachunkowego skupiają się na trzech obszarach:
- Jak podnieść ceny dla klientów?
- Jak ich przy tym nie stracić?
- Co zrobić, aby byli usatysfakcjonowani?
Poniżej konkretne działania, które biura rachunkowe mogą wdrożyć, aby podnieść ceny świadczonych usług.
Pakietowanie usług księgowych
Właściciele biur rachunkowych mogą zdecydować się przede wszystkim na pakietowanie usług księgowych. Jest to podstawowy element polityki cenowej biura, który wychodzi naprzeciw potrzebom i oczekiwaniom podatników, pozwalając im decydować o zakresie podjętej współpracy.
Prowadząc biuro rachunkowe, możemy stworzyć zróżnicowane propozycje ofertowe, spośród których podatnik może wybrać odpowiedni dla siebie zakres usług. Bardzo ważne jest, aby pokazać różnice między poszczególnymi pakietami - tak, aby klient widział, z czego wynika cena wyższych pakietów i dlaczego przejście na nie może być dla niego bardziej opłacalne. Każdy z tych pakietów powinien zawierać elementy zagwarantowane dla podatnika w ramach umowy.
Jak wdrożyć pakietyzacje w biurze rachunkowym? Poniżej przedstawiamy przykładowe rozwiązanie.
- Pakiet podstawowy - obejmujący typowe zadania biur rachunkowych, takie jak wyliczanie kwot podatków, składek i innych danin do zapłaty, które podatnik uiszcza do urzędu skarbowego i ZUS-u. Należy wskazać limit dokumentów, do którego obowiązuje pakiet w tej wersji.
- Pakiet standardowy - poza usługami uwzględnionymi w pakiecie podstawowym, może zawierać większą liczbę dokumentów księgowych - przykładowo x2. Pakiet standardowy zawiera również reprezentację klienta przed urzędem skarbowym, która ma na celu zaoszczędzić czas przedsiębiorcy.
- Pakiet biznes- obejmujący największą liczbę dokumentów np.: x3, a także takie usługi, jak dokumenty zagraniczne, reprezentacja - zarówno przed urzędem skarbowym, jak i ZUS-em oraz porady księgowe / gospodarcze.
Dzięki pakietyzacji jesteśmy w stanie ocenić, ile czasu powinniśmy poświęcać na obsługę danego klienta. Klient, który wybiera podstawowy pakiet uzyskuje podstawową obsługę i małe zaangażowanie naszego czasu. Dla klienta, który współpracuje z nami w oparciu o pakiet biznes powinniśmy poświęcać najwięcej czasu i zasobów. Możemy grupować przedsiębiorców w zależności od wybranego pakietu, co pozwala na lepsze organizowanie pracy.
Cennik usług dodatkowych w biurze rachunkowym
Kolejnym działaniem, które może podjąć biuro rachunkowe, jest wprowadzenie cennika usług dodatkowych - realizowanych poza pakietem wybranym przez podatnika. Cennik ten powinien być jasny, czytelny i możliwe krotki - najlepiej, aby jego objętość nie przekraczała jednej strony A4.
Cennik usług dodatkowych, poza nazwą danej usługi, może zawierać dwie stawki:
- stawkę standardową (realizacja w kilka dni) i
- stawkę ekspres (realizacja w 24 godziny).
Wyższa stawka dotyczy realizacji zadania w krótkim czasie, który oznacza dla biura konieczność przeorganizowania pracy.
Cennik stanowi też zabezpieczenie dla biura rachunkowego przed roszczeniami klientów, mających wątpliwości co do naliczania kosztów obsługi księgowej. Konieczność zapłaty za dodatkową usługę należy zakomunikować klientowi zawsze przed jej zrealizowaniem. Warto przy tym podkreślić, że cena wynika z konieczności poświęcenia dodatkowego czasu przez pracownika biura.
Istnienie cennika usług dodatkowych powinno być jasno komunikowane klientowi. Podatnik musi wiedzieć o jego istnieniu i rozumieć jego zapisy. Dzięki temu unikniemy potencjalnych nieporozumień. Warto, aby cennik ten był również stale dostępny dla klienta i znajdował się pod ręką dla pracowników biura.
Ceny usług księgowych w sposób transparentny należy nie tylko komunikować, ale równie uwzględniać na fakturach wystawianych klientowi. Na dokumencie powinny znaleźć się:
- koszt usług księgowych zgodnych z umową (np. pakiet standard),
- ceny usług dodatkowych - każdą z nich należy wyszczególnić wraz z podaniem nazwy (np. dokument zagraniczny), dodatkowych informacji (np. liczba dodatkowych dokumentów) i ceny za daną usługę.
Dzięki takiemu prostemu zabiegowi klient będzie wiedział, z czego wynikają koszty księgowości. Być może widząc zestawienie zdecyduje się przejść na wyższy pakiet, który pozwoli mu uniknąć dopłacania za dodatkowe usługi, wykraczające poza dotychczasową umowę.
Przykładowy cennik zobaczyć można w przygotowanym przez nas artykule: Cennik usług księgowych w Warszawie
Umowa biura rachunkowego z klientem - istotne zapisy
Ostatnim elementem skutecznej polityki cenowej biura rachunkowego są zapisy umowne, które dotyczą nieterminowych płatności za usługi lub dostarczania dokumentów po wyznaczonym terminie. Związane z tym konsekwencję powinny być klientowi zakomunikowane na samym początku współpracy, co obu stronom zaoszczędzi napięć.
Podniesienie cen za usługi księgowe
Podsumowując, skuteczna polityka biura rachunkowego obejmuje:
- sformułowanie pakietów cenowych usług,
- przygotowanie jasnego i czytelnego cennika usług dodatkowych,
- stworzenie zapisów umownych dotyczących opóźnień po stronie klienta,
- komunikację biura z klientem opartą na transparentności - doba relacja między stronami jest kluczem do długofalowej współpracy.
Biura rachunkowe wczoraj i dziś
Przez lata wielu przedsiębiorców postrzegało współpracę z biurem rachunkowym jako tzw. zło konieczne. Często zawód księgowego nie był doceniany, co wynikało z obciążeń ustawowych, którymi objęci się podatnicy. Współpraca z firmą zewnętrzną pozwalała im przede wszystkim na oddelegowanie czasochłonnych czynności, które wymagają znajomości zawiłych przepisów.
Możemy jednak zauważyć znaczną zmianę w postrzeganiu biur rachunkowych. Coraz częściej są one kluczowym partnerem biznesowym dla przedsiębiorców. Ci rozumieją, ze biuro rachunkowe jest w stanie udzielić im rzetelnego wsparcia w obszarach, w których sami nie do końca się specjalizują. Pomoc księgowa nie jest już wyłącznie odciążeniem od ustawowych obowiązków, ale również profesjonalnym wsparciem w podejmowaniu kluczowych, przyczyniających się do rozwoju działalności decyzji.
Biura rachunkowe są niezwykle ważne w funkcjonowaniu firm. Sami właściciele biur rachunkowych, mając na uwadze rolę którą pełnią w funkcjonowaniu działalności, powinni poświęcić czas na dopasowanie swojej polityki cenowej do obecnych potrzeb i oczekiwań klientów, a także piętrzących się zobowiązań na nich spoczywających.
Serwis Biura-Rachunkowe.waw.pl od 2009 pozyskuje klientów dla biur księgowych w Warszawie. Wypełnij formularz, aby uzyskać więcej informacji. Po wysłaniu zgłoszenia bezpłatnie otrzymasz:
- informację, jakie działania podjąć, by pozyskać nowych klientów w ramach obsługi księgowej
- wpis do serwisu Biura-Rachunkowe.waw.pl