Przygotowanie do spotkania z klientem biura rachunkowego
- Zbierz informacje o kliencie
- Zbierz informacje o firmie klienta
- Ustal miejsce spotkania
- Zaplanuj spotkanie z klientem
- Potwierdź spotkanie z klientem
Zbierz informacje o kliencie, który pyta o usługę księgową
Rozmowa telefoniczna lub wymiana wiadomości e-mail z klientem pozwala na zebranie części informacji na jego temat. Przed spotkaniem należy je doprecyzować. Stąd kluczowym etapem przygotowania jest research. W czasach powszechnego dostępu do internetu jest to niezwykle proste.
Przede wszystkim warto sprawdzić, jaką funkcję w firmie pełni osoba, z którą umówiliśmy się na spotkanie. Może nią być właściciel, wpisany w CEIDG lub KRS, ale też osoba pracująca w firmie, reprezentująca go na spotkaniu.
W przypadku spółek należy upewnić się co do liczby jej wspólników. Jeżeli jest ich dwóch, a spotkanie ma odbyć się tylko z jednym z nich, możemy zasugerować spotkanie w gronie trzech osób. Dzięki temu łatwiej i szybciej będziemy mogli ustalić szczegóły współpracy, bez konieczności ich potwierdzania z nieobecnym na spotkaniu wspólnikiem. Tak zaplanowane spotkanie pozwoli też na budowanie od początku partnerskich relacji z wszystkimi osobami decyzyjnymi z firmie.
Zbierz informacje o firmie klienta, która jest zainteresowana obsługą w Twoim biurze rachunkowym
Samo poznanie klienta to nie wszystko. W końcu obsługa księgowa polega na dbaniu o interesy firmy. Aby spełniać to zadanie, konieczne jest dobre poznanie działalności zainteresowanego przedsiębiorcy.
Większość firm z niemal każdej branży funkcjonuje w sieci, czego wyrazem są popularne firmowe strony www i profile w mediach społecznościowych. Pierwsze są doskonałym źródłem wiedzy o tym, czym zajmuje się dane przedsiębiorstwo. Z drugich uzyskamy cenne informacje z „życia firmy”.
Dogłębny research profilu potencjalnego klienta pozwoli nam na zbudowanie pozytywnego wizerunku. Będzie dowodem naszego profesjonalizmu, zaangażowania i indywidualnego podejścia. Ułatwi nam też znalezienie optymalnych rozwiązań podatkowych, dopasowanych do danej branży.
Ustal miejsce spotkania
Na powodzenie spotkania z potencjalnym klientem wpływa też odpowiedni dobór miejsca. Najlepsza będzie oczywiście propozycja swobodnej rozmowy w biurze rachunkowym. Warto pamiętać, że jego siedziba to wizytówka firmy i swoim wyglądem może oddziaływać na wyobraźnię klienta.
Nie każde, choćby początkujące biuro rachunkowe, dysponuje lokalem przygotowanym do przyjmowania klientów. Startujący w branży księgowi często zajmują się sprawami klientów ze swojego domu czy mieszkania. Dla wielu przedsiębiorców, zwłaszcza mniejszych, spotkanie w takich warunkach nie będzie niczym zaskakującym.
Jednak przez duże przedsiębiorstwa może zostać odczytane jako brak profesjonalizmu. Lepszy w ich przypadku może okazać się wynajem sali konferencyjnej na mieście. Takie rozwiązanie jest coraz bardziej powszechne, a dzięki temu atrakcyjne cenowo. Do tego pozwala budować profesjonalny wizerunek firmom, które nie posiadają reprezentacyjnej siedziby. Dobrze więc wyczuć preferencje klienta przed zaproponowaniem miejsca spotkania.
Odradzamy natomiast spotkania w kawiarniach i centrach handlowych. Gwar i duża liczba osób może rozpraszać zarówno pracownika biura rachunkowego, jak i samego potencjalnego klienta. W takich warunkach ciężko o skupienie, łatwo zaś pominąć ważne informacje. Komfort rozmowy jest niezwykle ważny, bo może przełożyć się na zaufanie, tak ważne w prowadzeniu biura księgowego.
Zaplanuj spotkanie z klientem
Zebranie informacji i wybór miejsca to nie wszystko. Istotne jest też zaplanowanie spotkania z klientem. Tworząc plan spotkania sprecyzujmy, o czym chcemy mówić i czego chcemy się dowiedzieć na poszczególnym etapie. Oczywiście nie da się w pełni przewidzieć przebiegu rozmowy, jednak jej wstępny plan pozwoli nam na przekazanie wszelkich istotnych informacji. W tym celu przygotuj:
- listę pytań do klienta – „wejście w buty” klienta jest niezbędne do zrozumienia jego potrzeb i przygotowania indywidualnej oferty
- lista odpowiedzi na pytania klienta – przewidzenie pytań od klienta jest bardzo pomocne podczas spotkania. Daje nam komfort, a przy tym buduje wizerunek osoby pewnej i godnej zaufania. Dobrze też opracować kontrargumenty odpowiadające na ewentualne wątpliwości klienta.
- materiały handlowe – w formie drukowanej lub jako prezentacja multimedialna, z opisem oferty i korzyści współpracy. Dla klienta ważne będą konkrety i zapoznanie się z najważniejszymi informacjami dotyczącymi działalności biura.
- zakres cenowy usług – jeżeli spodziewamy się, że na spotkaniu może dojść do tematu kosztów usług księgowych, ustalmy przed nim zakres cenowy, w jakim będziemy się poruszać. Warto przygotować trzy warianty: optymistyczny, optymalny oraz minimalny. Tym ostatnim jest cena, poniżej której przy danym kliencie nie możemy zejść. Szacowanie stawek na spotkaniu będzie nie tylko wyrazem braku profesjonalizmu, ale może też doprowadzić do zaniżenia kosztów obsługi księgowej.
Potwierdź spotkanie z klientem
Po umówieniu spotkania – zwłaszcza telefonicznym, warto wysłać klientowi wiadomość e-mail z potwierdzeniem daty, godziny oraz miejsca spotkania. Choć szczegóły te ustalane są zwykle w trakcie rozmowy, pamięć ludzka bywa zawodna. Może okazać się, że klient przez pomyłkę dotrze na nasze spotkanie znacznie przed czasem lub pomyli miejsca. Postawi nas to w negatywnym świetle, zmniejszając przy okazji szanse na zawarcie współpracy. Warto zatem wysłać krótkiego e-maila z informacją podsumowującą.
Przygotowanie do spotkania z klientem - podsumowanie
Takie przygotowanie do spotkania z klientem daje korzyści obu stronom. Dla biura rachunkowego oznacza łatwiejsze dostosowanie oferty i trafniejsze oszacowanie kosztów współpracy. Przedsiębiorca ma poczucie zaufania i indywidualnego podejścia do interesów jego firmy. Takie podejście to najlepsza droga do decyzji o współpracy z Twoim biurem rachunkowym.
Jeżeli chcesz uzyskać więcej informacji na temat marketingu w biurze rachunkowym wypełnij formularz. Po wysłaniu zgłoszenia bezpłatnie otrzymasz:
- informację jakie działania podjąć, aby pozyskać nowych klientów do biura rachunkowego
- wpis do serwisu Biura-Rachunkowe.waw.pl
Serwis Biura-Rachunkowe.waw.pl od 2009 roku skutecznie łączy przedsiębiorców z biurami rachunkowymi.