Jak wybrać odpowiednie biuro rachunkowe?

Jak wybrać odpowiednie biuro rachunkowe?

  • 4.9 / 5
  • (7)

Wybór biura rachunkowego to jedna z najważniejszych decyzji. Od poprawności rozliczeń zależy „być lub nie być” każdej firmy. Konkurencja wśród biur księgowych jest dziś bardzo duża. Nie znaczy to, że wybór będzie łatwy. Poniżej kilka kwestii, na które powinien zwrócić uwagę każdy przedsiębiorca przy wyborze biura rachunkowego:

Kwalifikacje księgowej / biura rachunkowego

Do 10 sierpnia 2014 roku chcąc zajmować się zarobkowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych, należało posiadać Licencje Ministra Finansów. Obecnie, aby otworzyć biuro nie potrzebne są żadne uprawnienia – biuro rachunkowe może otworzyć każdy. W związku z tym warto sprawdzić czy księgowa posiada odpowiednie kwalifikacje. Można to zrobić sprawdzając czy księgowa posiada:

  • Licencja Ministra Finansów – certyfikat księgowy. Obecnie nie jest już obowiązkowa, natomiast wielu księgowych z wieloletnim stażem posiada dokument wydany przez ministerstwo finansów. Obecnie licencja ta jest jednym z wielu dokumentów, która potwierdza zdobycie odpowiednich kwalifikacji.
  • Certyfikaty Centrum informacji Księgowej. Organizacja zajmuje się certyfikowaniem biur rachunkowych i księgowych. Prowadzi egzaminy dla księgowych oraz weryfikuje biura rachunkowe pod kątem określonych kryteriów, nadając odpowiedni certyfikat. Informacje o certyfikowanych księgowych i biurach rachunkowych udostępnia przedsiębiorcom na www.cik.org.pl, tworząc największa tego typu bazę w Polsce.
  • Potwierdzenia szkoleń i kursów księgowych. Kursy i szkolenia, które przebyła księgowa informują przedsiębiorcę, że właściciel biura rachunkowego poszerza i aktualizuje swoją wiedzę. Jest to bardzo ważne szczególnie w branży księgowej, w której przepisy zmieniają się bardzo często.

Masz pytania dotyczące artykułu? Zadaj je naszym Partnerom merytorycznym

Ubezpieczenie OC na działalność biuro rachunkowego

Ubezpieczenie OC na działalność biura rachunkowego, powinno być obok kwalifikacji, podstawowym warunkiem przy wyborze usług księgowych. Ubezpieczenie chroni Twoją firmę od odpowiedzialności finansowej za ewentualne błędy biura rachunkowego. Zasada jest prosta, czym większa kwota ubezpieczenia tym lepiej. Warto zapytać księgową o wysokość ubezpieczenia oraz czy oprócz podstawowego zabezpieczenia posiada rozszerzoną polisę np. o ubezpieczenie kadr i płac, będzie to istotne w przypadku, gdy zatrudniamy pracowników

Zakres usługi księgowej ważne przy wyborze biura rachunkowego

Warto sprawdzić, co obejmuje usługa księgowa. Na runku możemy uzyskać obsługę księgową, która będzie obejmowała podstawowy zakres - wyliczenie podatków i wysyłkę niezbędnych deklaracji do urzędów. Możemy również znaleźć usługę, która w cenie będzie zawierała np. reprezentację w urzędach, wszelkiego rodzaju raporty czy doradztwo podatkowe.

Doświadczenie i specjalizacja branżowa

Kolejną kwestią jest wybór biura rachunkowego, które specjalizuje się w obsłudze firm z konkretnych branż. Są biura rachunkowe świetnie radzące sobie z rozliczaniem firm transportowych, jeszcze inne firm farmaceutycznych, a i takie przodujące w prowadzeniu rozliczeń firm usługowych czy produkcyjnych.

Organizacja biura rachunkowego

Organizacja w biurach rachunkowych znacząco się różni, dlatego warto wybrać biuro rachunkowe, które działa sprawnie i nowocześnie.

Masz pytania dotyczące artykułu? Zadaj je naszym Partnerom merytorycznym

  • Ważne by jeszcze przed podjęciem współpracy zorientować się, w jakich godzinach będziemy mogli liczyć na wsparcie naszego księgowego. Czy będzie odpowiadał na nasze telefony tylko od 8-16, czy też w wyjątkowych sytuacjach pośpieszy nam z pomocą również po godzinach.
  • Sprawdźmy, czy będziemy mogli przesyłać dokumenty drogą elektroniczną, a także – czy biuro udostępni nam dane oraz dokumenty przez Internet (np. kopie faktur, zestawienia kosztów).
  • Warto też ustalić, w jaki sposób pracownik biura będzie nas informował o przypadających na dany miesiąc podatkach do zapłaty. Czy będziemy mogli liczyć na e-maile, smsy lub telefony przypominające nam o terminach płatności? Jak często będzie się kontaktował z nami przedstawiciel biura? Czy tuż przed datą zapłaty podatku, kiedy stracimy możliwość jakiegokolwiek manewru, czy też wyśle nam informację z odpowiednim wyprzedzeniem? Ważne, żeby biuro na bieżąco monitorowało naszą sytuację i informowało o prawdopodobnej wysokości podatku/straty.
  • Niezwykle ważne będzie ustalenie, w jakim terminie będziemy musieli przekazywać dokumenty i czy będziemy mogli to uczynić elektronicznie? Jakie konsekwencje poniesiemy przekraczając terminy?

Ochrona danych osobowych a wybór biura rachunkowego / księgowego

Sprawdź czy biuro, z którym zamierzasz podjąć współpracę wdrożyło procedury związane z ochroną naszych danych osobowych (RODO). Księgowość będzie posiadać wiele istotnych i newralgicznych informacji, stąd wybór biura rachunkowego, które posiada odpowiednią ochronę danych osobowych jest bardzo ważne.

Masz pytania dotyczące artykułu? Zadaj je naszym Partnerom merytorycznym

Cena a wybór biura rachunkowego

Na pewno nie warto kierować się wyłącznie ceną, z reguły niska cena będzie miała wpływ na aspekty opisane powyżej. Ważne jest, aby wybrać biuro rachunkowe rozsądnie – proporcjonalnie wysokość ceny, do jakości usługi. Przed podjęciem współpracy warto sprawdzić czy oprócz podstawowej opłaty za usługę księgową w trakcie prowadzenia księgowości nie będą naliczane dodatkowe opłaty.

Partnerzy merytoryczni: