Jak wybrać program księgowy do biura rachunkowego?

Jak wybrać program księgowy do biura rachunkowego?

  • 5.0 / 5
  • (2)

Czym kierować się przy wyborze programu dla biura rachunkowego?

Nowoczesne programy księgowe przyspieszają i usprawniają codzienną pracę biur rachunkowych. To pozwala nadążyć nie tylko za zmianami w prawie, ale i wymaganiami klientów. Właściciele biur rachunkowych mogą wybierać spośród kilkudziesięciu dostawców oprogramowania finansowo-księgowego. Systemy, choć spełniają podobne funkcje, różnią się od siebie wyglądem interfejsu, dodatkowymi funkcjonalnościami czy sposobem obsługi. Na czym zatem skupić się przy wyborze programu dla biura rachunkowego? Poniżej ważne wskazówki.

Dodatkowe funkcje oprogramowania księgowego

Systemy księgowe dla biur rachunkowych oferują dodatkowe moduły usprawniające zarządzanie współpracą z klientami i obsługą biura rachunkowego. W związku z tym, że coraz większa grupa klientów biur rachunkowych wymaga oprócz standardowej usług księgowej dodatkowych usług, warto sprawdzić czy nasz program będzie pozwalał na:

  • kontrolę należności i zobowiązań,
  • rejestracji zadań i operacji,
  • prowadzenia terminarzy spotkań,
  • generowania analiz finansowych firmy,
  • zarządzania relacjami z klientem (CRM),
  • monitoringu pracy wykonanej dla każdego klienta.

Platforma dla klientów biura rachunkowego

Nieodłącznym elementem dobrego programu księgowego jest platforma dla klientów biura rachunkowego. Może ona oferować następujące funkcje:

  • kalendarz przedsiębiorcy,
  • monitoring rozliczeń i zaległych należności,
  • archiwum dokumentów.

Wymiana dokumentów online

Biura rachunkowe muszą nadążyć za oczekiwaniami współczesnych klientów. Dla wielu z nich sporą niedogodnością jest konieczność dowożenia papierowych dokumentów. Ich internetową wymianę umożliwiają nowoczesne rozwiązania IT, w które warto zainwestować. Zobacz przykłady biur rachunkowych, które udostępniają swoim klientom platformę wymiany dokumentów online. W przypadku uruchomienia wymiany dokumentów online koniecznym wymogiem jest zastosowanie szyfrowania danych, co zapewni bezpieczeństwo. Wygodny przesył danych to oszczędność czasu dla obu stron.

Raporty dostępne od ręki

Poza bieżącą obsługą księgową, księgowi zobowiązani są często do wykonywania analiz, zestawień i raportów dla obsługiwanych firm. Dobry program księgowy umożliwia tworzenie atrakcyjnych wizualnie raportów i ich wysyłkę bezpośrednio do klienta.

Jeżeli prowadzisz firmę, która stale potrzebuje od księgowości raportów i zestawień dot. wyników finansowych, zobacz biura rachunkowe, które specjalizują się z w raportowaniu i sprawozdaniach z funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Bezpieczeństwo danych klientów

Bogactwo funkcji to nie wszystko. Niezwykle istotnym aspektem dobrego oprogramowania księgowego jest bezpieczeństwo danych klientów. Polecane programy zapewniają zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, zawartymi w RODO. A to oznacza, że starannie strzegą wszelkich cennych informacji, takich jak szczegóły transakcji, stan finansowy czy plany rozwoju firmy.

Aktualność oprogramowania księgowego

W pracy biura rachunkowego szczególnie ważna jest zgodność działania wg obowiązujących przepisów. Z tego powodu, przed finalnym wyborem oprogramowania warto sprawdzić, czy posiada Certyfikat zgodności z Ustawą o Rachunkowości.

Istotny jest również sposób aktualizacji oprogramowania. Dobrze, aby producent dostosowywał system do zmian w przepisach bez przerywania pracy biura rachunkowego.

Opieka konsultantów

Sam wybór oprogramowania księgowego to nie wszystko. Ważne także, aby podczas jego instalacji i wdrożenia biuro rachunkowe otoczone było opieką konsultantów. Kontakt telefoniczny lub mailowy z pewnością ułatwi korzystanie z programu w początkowej fazie i pozwoli uniknąć potencjalnych pomyłek.

Opinie o producencie programu dla biura rachunkowego

Kolejnym kryterium wyboru programu księgowego powinny być opinie dotyczące jego producenta. Dobrze, by ten działał długo na rynku, co zagwarantuje stabilność i bezpieczeństwo korzystania z oprogramowania. Z produktów znanych firm korzysta wielu klientów, dzięki czemu są one stale wspierane i rozwijane. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnych przestojów lub konieczności zmiany oprogramowania.

Wygoda klienta biura

Poza aspektami ważnymi z perspektywy biura rachunkowego, warto zwrócić uwagę także na elementy cenione przez klientów. Istotne jest choćby automatyczne tworzenie kopii dokumentów i ich przechowywanie w elektronicznej chmurze. Zapewnia to klientom bezpieczeństwo danych i swobodny dostęp w dowolnym momencie.