Jak wybrać wirtualne biuro w Warszawie?

Jak wybrać wirtualne biuro w Warszawie?

  • 4.8 / 5
  • 5

Wybór odpowiedniego biura wirtualnego w Warszawie jest teoretycznie prosty - najważniejszy jest adres. To adres będzie później widoczny w Krajowym Rejestrze Sądowym, oraz na jego podstawie będziemy podlegać pod konkretny Urząd Skarbowy. Podejmując decyzję o wyborze wirtualnego biura, warto jednak zwrócić uwagę na inne równie ważne aspekty. Poniżej 9 rad jak odpowiednio wybrać biuro wirtualne.

Lokalizacja przy wyborze wirtualnego biura

Oprócz wspomnianego adresu w KRS oraz podlegania pod konkretny US, lokalizacja wirtualnego biura w Warszawie jest ważna ze względu na wizerunek naszej firmy. Najbardziej poszukiwane lokalizacje w Warszawie znajdują się przy głównych ulicach centrum lub też w dzielnicach biurowych. Adres powinien być rozpoznawalny - klient, po zobaczeniu adresu firmy na wizytówce czy na stronie www, powinien od razu skojarzyć daną ulicę.

Idealnym wyborem będą biura zlokalizowane w nowoczesnych biurowcach, z własną recepcją i dostępem do windy. Warszawski adres firmy wzbudzi zaufanie wśród klientów i może zachęcić do współpracy. W przypadku osób pracujących zdalnie może zwiększyć ich wiarygodność wśród potencjalnych kontrahentów.

Wirtualne biuro a dojazd i otoczenie usługowe

Lokalizacja może być istotna również, pod względem dojazdu do biura samego właściciela. Jeśli biuro nie oferuje możliwości załatwienia spraw zdalnie (m.in. skanowanie korespondencji, podpis kwalifikowany) warto zwrócić uwagę na to, jak szybko dostaniemy się do naszego biura. Przy współpracy z klientami dojeżdżającymi z innego miasta czy nawet państwa istotne będzie wygodne połączenie z lotniskiem czy dworcem kolejowym. Dodatkowym atutem biura wirtualnego może być jego usługowe otoczenie - urzędy, banki, a także kawiarnie czy restauracje.

Sprawdź możliwość zarejestrowania firmy na adres wirtualnego biura

Upewnij się co do możliwości zarejestrowania adresu firmowego pod adresem biura. Firma powinna posiadać prawo własności lokalu bądź umowę z której wynika, że może wynajmować go innym. Przedsiębiorca swój adres zamieszkania do prowadzenia firmy może wykorzystywać wyłącznie wtedy, gdy posiada tytuł własności danego lokalu. W przypadku wynajmu, zgodę na rejestrację firmy musi wyrazić jego faktyczny właściciel, co czasem spotyka się z odmową. Stąd też rosnąca popularność biur wirtualnych, dających przedsiębiorcom większą swobodę.

Godziny pracy a wybór biura

Nie wszyscy przedsiębiorcy kończą pracę o 17:00. Dlatego przy wyborze biura wirtualnego w Warszawie warto sprawdzić, w jakich godzinach funkcjonuje. Dłuższe godziny otwarcia umożliwią odbieranie poczty o dowolnej godzinie, swobodne umawianie spotkań z klientami, a gdy zajdzie potrzeba, pracę wieczorem.

Obsługa administracyjna w wirtualnym biurze

Ważnym atutem dobrego biura wirtualnego będzie kompleksowa obsługa administracyjna. Zwykle zawiera ona odbieranie korespondencji i wysyłkę skanów dokumentów na adres e-mail przedsiębiorcy.

Idealnie, jeżeli usługa ma zawartą w umowie gwarancję powiadamiania o poczcie w dniu jej odbioru a przekroczenie terminu wiąże się konsekwencjami dla biura. Jest to szczególnie istotne w przypadku korespondencji urzędowej - niedopełnienie obowiązków formalnych może nieść ze sobą przykre konsekwencje dla przedsiębiorcy.

Przestrzeń coworkingowa

Możliwość zarejestrowania firmy na adres biura i usługi administracyjne to nie wszystko. Niektóre Warszawskie wirtualne biura wychodzą naprzeciw potrzebom nowoczesnych przedsiębiorców, oferując im możliwość skorzystania z przestrzeni coworkingowych. Dostęp do dedykowanego biurka i możliwość nawiązania znajomości biznesowych to jedne z wielu zalet dzielonych miejsc pracy.

Wydzielona przestrzeń coworkingowa powinna zapewnić dostęp do typowo biurowych udogodnień - zarówno sprzętu typu drukarka czy skaner, ale też ekspresu do kawy i szybkiego internetu.

Sala konferencyjna istotny element przy wyborze wirtualnego biura

Jeśli Waszą formą prawną jest spółka prawa handlowego - biuro wirtualne musi posiadać salę konferencyjną. Adres firmy, to jest miejsce, gdzie powinny odbywać się spotkania zarządu firmy. Brak salki konferencyjnej oznacza brak możliwości odbywania spotkań zarządu - co pozwala podważyć zasadność wykorzystywania danego adresu.

Sala konferencyjna będzie też niezbędnym elementem w przypadku częstych spotkań z klientami. Pozwoli ona w komfortowych warunkach i przy filiżance kawy omówić ważne biznesowe kwestie. Dodatkowym atutem będzie, jeśli na wyposażeniu sali znajdzie się flipchart i ekran do wyświetlania filmów lub prezentacji.

Usługi dodatkowe w biurach wirtualnych

Dostępność usług dodatkowych w wybranym biurze to spora wygoda dla przedsiębiorcy - wówczas wszystkie sprawy może załatwiać w jednym miejscu. Warto więc szczegółowo zapoznać się z zakresem działalności biura. Popularne usługi obejmują:

Niektóre biura wirtualne proponują w ramach usług dodatkowych księgowość. Przed decyzją dot. wyboru księgowej warto porównać oferty biur rachunkowych na biura-rachunkowe.waw.pl

    Koszty usługi biura wirtualnego

    Koszty biura wirtualnego w Warszawie zaczynają się już od 50 zł miesięcznie. Przy rozbudowanych pakietach mogą wzrosnąć nawet do kilkuset złotych miesięcznie.

    Ceny zależą od zakresu usług. Ten może obejmować samą rejestrację adresu, ale także obsługę administracyjną, dostęp do sali konferencyjnej czy dedykowaną przestrzeń biurową. Finalne koszty abonamentu różnią się też w zależności od długości umowy. Część usług, takich jak drukowanie czy wysyłki kurierskie, może być dodatkowa płatna.

    Osoby planujące związać się z biurem wirtualnym na dłużej, powinny rozważyć zakup pakietu długoterminowego. Miesięczny koszt okaże się w tym przypadku niższy niż przy cyklicznie odnawianej umowie.

    Nowym trendem w dostępie do biur wirtualnych stają się umowy na czas nieokreślony. W przypadku zawierania takiej umowy warto upewnić się, że taka umowa jest właściwie skonstruowana od strony prawnej - od kiedy i w jakim przypadku mamy prawo do użytkowania adresu. 

    Kto korzysta z biura wirtualnego?

    Wirtualne biura w Warszawie takie jak: Biuro Dla Misia cieszą się coraz większym zainteresowaniem. Ich klientami są najczęściej małe i średnie firmy, start-upy i freelancerzy czy influenserzy, którzy zaczynają cenić swoją prywatność. Takie rozwiązanie to dla nich nie tylko atrakcyjny warszawski adres firmowy, ale i redukcja kosztów. Brak konieczności wynajmu lokalu, zakupu sprzętu biurowego i opłacenia etatu pracownika to duża oszczędność w budżecie.