Biznesowe spotkania online stały się niezwykle popularne. Za pomocą dedykowanych programów można bezpiecznie i wygodnie omówić szczegóły współpracy z przyszłym klientem biura rachunkowego. Jaki program do tele- i wideokonferencji wybrać? Jak go uruchomić i skonfigurować? O co zadbać przed spotkaniem i w jego trakcie, by zrobić dobre wrażenie na rozmówcy? Odpowiedzi na te i inne pytania uzyskasz w tym materiale.
Spotkania z klientami stanowią kluczowy element prowadzenia większości biznesów. Nie inaczej jest w przypadku biur rachunkowych - szczególnie dziś, ważne jest, by nie rezygnować z pozyskiwania nowych klientów na usługi księgowe.
Spotkanie online a bezpieczeństwo klientów i pracowników
Osobiste spotkania z klientami w celu omówienia szczegółów oferty czy warunków umowy są dziś niewskazane - stanowią potencjalne ryzyko. Dbając o zdrowie i komfort zarówno klientów, jak i pracowników biura, warto dostosować się do otaczającej rzeczywistości i przenieść rozmowy do Internetu.
Wskazówka: Prowadząc biuro rachunkowe, warto powiadomić potencjalnych klientów o opcji umówienia spotkania online. Taką informację można umieścić zarówno na firmowej stronie www, jak i na profilu w social mediach.
Spotkania online alternatywą dla spotkań na żywo
Spotkania online z klientami mogą być bardzo skuteczną alternatywą dla spotkań fizycznych. To atrakcyjna forma rozmów zwłaszcza dla osób młodych, tak chętnie korzystających z Internetu i ceniących oszczędność czasu. Z taką formą spotkań nie mają problemów również osoby starsze, o ile zastaną przeprowadzone przez aspekty techniczne wideokonferencji.
Spotkanie z online z potencjalnym klientem - dlaczego warto?
Efektywność - w dzisiejszych czasach coraz więcej spotkań odbywa się w trybie online, który pod względem efektywności może przewyższać rozmowy na żywo. Dzieje się tak, ponieważ wygodne rozmowy przez Internet pozwalają na maksymalne wykorzystanie czasu poświęconego nam przez klienta.
Elastyczność - umówienie spotkania z klientem prowadzącym własny biznes bywa nie lada wyzwaniem. Znalezienie odpowiedniego dla obu stron terminu oraz zarezerwowanie czasu na dojazd i rozmowę sprawia, że spotkania te ograniczają się zwykle do jednego - przed nawiązaniem współpracy. Spotkania online dają olbrzymią elastyczność w zakresie umawiania nie tylko pierwszego, ale i kolejnych, częstszych spotkań. A przy tym wygodnych, bo niewymagających opuszczania siedziby przez klienta czy właściciela biura.
Oszczędność - warto pamiętać, że spotkania na żywo zawsze generują pewne koszty. Wydatkiem dla biura rachunkowego lub klienta będą choćby dojazdy i czas poświęcony na często krótką rozmowę z potencjalnym klientem. Spotkanie online, które można zorganizować za pomocą bezpłatnego narzędzia nie generuje kosztów.
Jakość - w obecnych czasach dysponujemy szybkim i stabilnym połączeniem internetowym. Dedykowane oprogramowanie do spotkań online, którego przybywa z każdym rokiem sprawia, że rozmowy biznesowe przez Internet mają wysoką jakość, która niczym nie ustępuje spotkaniom na żywo.
Wybór programu do spotkań online - czym się kierować?
Przy wyborze programu do spotkań online warto postawić na rozwiązania:
Bezpłatne - darmowe programy do przeprowadzenia tele- i wideokonferencji z klientami oferują szereg opcji, które w większości firm są wystarczające. Nie ma więc potrzeby dopłacać za funkcjonalności, które znajdują zastosowanie dopiero przy spotkaniach z dużą liczbą uczestników czy w firmach o specyficznych wymaganiach technicznych.
Proste w obsłudze - pamiętajmy, że nie każdy z potencjalnych klientów biura jest biegły w nowych technologiach. Dlatego podczas wideokonferencji najlepiej sprawdzają się proste i intuicyjne w obsłudze programy, powszechnie znane wielu użytkownikom sieci.
Oferujące potrzebne funkcje - dobry program do spotkań online to taki, który zaoferuje nam wszelkie niezbędne funkcjonalności. W zależności od potrzeb biura, kluczowe mogą być opcje: czat, przesyłanie plików, udostępnianie pulpitu czy nagrywanie spotkania.
Dostępne na urządzenia mobilne - planując rozmowy online z klientami biura rachunkowego, warto wziąć pod uwagę szybkie programy działające zarówno na komputerze - wymagające lub niewymagające instalacji (uruchamiane w przeglądarce), jak również aplikacje na urządzenia mobilne. Cześć klientów może chcieć przeprowadzić spotkanie korzystając z telefonu.
Wskazówka: Teoretycznie, do przeprowadzenia prostej rozmowy z potencjalnym klientem wystarczy powszechnie znany czat Messengera czy WhatsApp. Jednak uwaga - obie te aplikacje kojarzone są z prywatnym użytkowaniem. Ich wykorzystanie w rozmowie z klientem biura rachunkowego może być odebrane jako nieprofesjonalne, a przy tym naraża nas na oczekiwanie stałej dostępności.
Przegląd programów do spotkań online - jaki wybrać?
Istnieje wiele naprawdę dobrych programów, które umożliwiają przeprowadzenie satysfakcjonującej rozmowy z klientem online. Google Meet, Skype czy Zoom - to tylko kilka z darmowych i prostych w obsłudze narzędzi, które oferują szereg funkcjonalności. Organizacja i przeprowadzenie tele- lub wideokonferencji z ich pomocą nie powinno stwarzać najmniejszych problemów nawet mniej zaawansowanym użytkownikom Internetu.
Google Meet - konfiguracja i uruchomienie programu do spotkań online
Na potrzeby tego poradnika przyjrzymy się bliżej programowi Google Meet, który z całą pewnością sprosta potrzebom i oczekiwaniom właścicieli biura rachunkowego.
Google Meet aplikacja wcześniej znana jako Google Hangouts Meet. Stanowi element darmowego konta Google dla użytkowników indywidualnych oraz pakietu G Suite dla firm i szkół. Oferuje możliwość prowadzenia wideo-rozmów, jak również wykonywania połączeń na telefony komórkowe czy czatowania na żywo.
Zaletami Google Meet są między innymi:
- pełna integracja z pocztą Gmail i Kalendarzem - spotkanie zapisane w Google Calendar zawiera link do automatycznie utworzonego pokoju konferencyjnego. Uczestnicy otrzymują też powiadomienie mailowe, przez które mogą potwierdzić udział w wydarzeniu;
- dostęp dla każdego, także offline - do spotkania może dołączyć każda zaproszona osoba, bez względu na to, czy jest użytkownikiem GSuite czy darmowego Gmaila. Dla każdej konferencji tworzony jest numer telefonu, z pomocą którego można pozostać w kontakcie nawet w przypadku braku dostępu do Internetu;
- opcja nagrywania spotkań - każda konferencja może być nagrana i automatycznie zapisana na Dysku Google w formie pliku wideo;
- Google Meet działa na wszystkich urządzeniach - w spotkaniach mogą uczestniczyć użytkownicy komputerów stacjonarnych i laptopów oraz smartfonów i tabletów z Androidem lub iOS;
- szyfrowanie danych - wszystkie spotkania są zgodnie z domyślnymi ustawieniami szyfrowane w trakcie przesyłania danych między klientem a Google.
Spotkanie w Google Meet Instrukcja krok po kroku
Chcąc przeprowadzić spotkanie online z klientem przez Google Meet wystarczy wykonać kilka prostych kroków.
- Otwórz witrynę https://meet.google.com
- Zaloguj się na swoje konto Google, a jeśli go nie masz - załóż konto za darmo.
- Kliknij Rozpocznij nowe spotkanie, jeśli chcesz rozpocząć spotkanie teraz. Wyraź zgodę na dostęp do mikrofonu oraz kamery i kliknij ponownie Rozpocznij spotkanie. Zgoda na dostęp jest konieczna dla prawidłowego przebiegu spotkania - nadawania dźwięki i obrazu do odbiorcy.
- Dodaj klienta do spotkania. Możesz tego dokonać:
- wysyłając mu unikalny link do spotkania,
- generując unikalny kod spotkania,
- wykorzystując jego numer telefonu,
- ręcznie dodając klienta do wideokonferencji za pomocą adresu e-mail.
W bezpłatnej wersji Google Meet, aby dołączyć do rozmowy, zaproszone osoby muszą zalogować się na konta Google. Jeśli ich nie mają - konieczne będzie utworzenie takiego konta.
Konfiguracja Google Meet
Ekran testowania obrazu i dźwięku - kliknij link kod do spotkania, by wyregulować kamerę i mikrofon przed dołączeniem do spotkania.
Udostępnianie ekranu innym uczestnikom - udostępnij cały obszar swojego ekranu lub wybrane okno aplikacji, by np. przedstawić klientowi zakres usługi księgowej.
Czat z uczestnikami spotkania - kliknij ikonę czatu w okienku rozmowy, by wysyłać pliki (np. cennik) i linki (np. firmowego bloga) do klienta.
Jak przygotować się do rozmowy online?
Test programu - przed rozmową z klientem należy przetestować dane narzędzie, na przykład z innym pracownikiem biura rachunkowego. Warto sprawdzić nie tylko jakość dźwięku i obrazu, ale też poszczególne funkcje, jak ładowanie prezentacji czy udostępnianie ekranu. Konfigurowanie ustawień lub poszczególnych funkcji w trakcie spotkania to brak profesjonalizmu i strata czasu.
Plan spotkania - określ cel spotkania i przygotuj jego plan, który umożliwi sprawne przeprowadzenie rozmowy i pozwoli uniknąć sytuacji, w której nie będziesz wiedzieć, o czym mówić. Oprócz tego pomyśl o planie awaryjnym - na przykład na wypadek problemów technicznych z programem lub Internetem - zarówno po swojej stronie, jak i po stronie klienta.
Informacja dla klienta - przed spotkaniem przedstaw klientowi zarys wymagań technicznych i możliwości w zakresie przetestowania połączenia. Unikniesz dzięki temu oczekiwania na rozmówcę, który będzie miał problem z dołączeniem do spotkania. Poinformuj go również o przewidywanym czasie rozmowy.
Połączenie z Internetem - przed spotkaniem sprawdź jakość połączenia (np. zza pomocą programu SpeedTest) i wykonaj test transmisji video. Jeśli jego jakość jest niezadowalająca, sprawdź zasięg Wi-Fi/LTE i wyłącz aplikacje, które mogą pobierać lub przesyłać duże ilości danych.
Komfortowe otoczenie - na miejsce spotkania wybierz pomieszczenie zapewniające ciszę i spokój. Jeśli przeprowadzasz spotkanie w siedzibie biura, poinformuj współpracowników o rozmowie lub wywieś na drzwiach kartkę z prośbą o nieprzeszkadzanie. Wyłącz aplikacje i urządzenia, które mogą zakłócać rozmowę.
Niezbędne materiały - wcześniej przygotuj materiały, które udostępniasz klientowi w trakcie spotkania. Unikniesz ich szukania podczas rozmowy.
Savoir vivre spotkań online z klientami
Spotkania online z klientami, choć rządzą się swoimi prawami, niewiele odbiegają od tych tradycyjnych. Oto kilka podstawowych zasad udanych rozmów biznesowych przez Internet:
- Bądź punktualny,
- Przedstaw się,
- Zapytaj o jakość połączenia,
- Nie przerywaj rozmówcy,
- Włącz kamerę,
- Zadbaj o swój wygląd,
- Wycisz telefon,
- Wybierz odpowiedni kadr,
- Zrób porządek na ekranie komputera,
- Pozwól na zadawanie pytań
Co dalej po rozmowie online?
Udana rozmowa z klientem online to nie wszystko. Po spotkaniu wyślij rozmówcy krótkie podsumowanie spotkania, a jeśli wyraził taką chęć - umów kolejne. Doślij wszelkie interesujące go materiały lub szkic umowy do wglądu. Dobrym pomysłem będzie przygotowanie indywidualnej oferty z cennikiem, dopasowanej do potrzeb danego przedsiębiorcy.
Pomoc dla biur rachunkowych
W serwisie Biura-Rachunkowe.waw.pl od 2009 r. skutecznie pozyskujemy firmy do obsługi dla biur rachunkowych. Prowadzimy szeroko pojęte działania online, które w obecnych czasach mają kluczowe znaczenie w docieraniu do nowych klientów.
Jeżeli szukasz wsparcia w prowadzeniu biura rachunkowego, chcesz skorzystać z instrukcji konkretnych działań marketingowych w Internecie, oraz otrzymać bezpłatny wpis w serwisie Biura-Rachunkowe.waw.pl - Skontaktuj się z nami, wypełniając formularz.