Jak zorganizować spotkanie online z potencjalnym klientem biura rachunkowego?

Jak zorganizować spotkanie online z potencjalnym klientem biura rachunkowego?

  • 5.0 / 5
  • 1

Biznesowe spotkania online stały się niezwykle popularne. Za pomocą dedykowanych programów można bezpiecznie i wygodnie omówić szczegóły współpracy z przyszłym klientem biura rachunkowego. Jaki program do tele- i wideokonferencji wybrać? Jak go uruchomić i skonfigurować? O co zadbać przed spotkaniem i w jego trakcie, by zrobić dobre wrażenie na rozmówcy? Odpowiedzi na te i inne pytania uzyskasz w tym materiale.

Spotkania z klientami stanowią kluczowy element prowadzenia większości biznesów. Nie inaczej jest w przypadku biur rachunkowych - szczególnie dziś, ważne jest, by nie rezygnować z pozyskiwania nowych klientów na usługi księgowe.

Spotkanie online a bezpieczeństwo klientów i pracowników

Osobiste spotkania z klientami w celu omówienia szczegółów oferty czy warunków umowy są dziś niewskazane - stanowią potencjalne ryzyko. Dbając o zdrowie i komfort zarówno klientów, jak i pracowników biura, warto dostosować się do otaczającej rzeczywistości i przenieść rozmowy do Internetu.

Wskazówka: Prowadząc biuro rachunkowe, warto powiadomić potencjalnych klientów o opcji umówienia spotkania online. Taką informację można umieścić zarówno na firmowej stronie www, jak i na profilu w social mediach.

Spotkania online alternatywą dla spotkań na żywo

Spotkania online z klientami mogą być bardzo skuteczną alternatywą dla spotkań fizycznych. To atrakcyjna forma rozmów zwłaszcza dla osób młodych, tak chętnie korzystających z Internetu i ceniących oszczędność czasu. Z taką formą spotkań nie mają problemów również osoby starsze, o ile zastaną przeprowadzone przez aspekty techniczne wideokonferencji. 

Spotkanie z online z potencjalnym klientem - dlaczego warto?

Efektywność - w dzisiejszych czasach coraz więcej spotkań odbywa się w trybie online, który pod względem efektywności może przewyższać rozmowy na żywo. Dzieje się tak, ponieważ wygodne rozmowy przez Internet pozwalają na maksymalne wykorzystanie czasu poświęconego nam przez klienta. 

Elastyczność - umówienie spotkania z klientem prowadzącym własny biznes bywa nie lada wyzwaniem. Znalezienie odpowiedniego dla obu stron terminu oraz zarezerwowanie czasu na dojazd i rozmowę sprawia, że spotkania te ograniczają się zwykle do jednego - przed nawiązaniem współpracy. Spotkania online dają olbrzymią elastyczność w zakresie umawiania nie tylko pierwszego, ale i kolejnych, częstszych spotkań. A przy tym wygodnych, bo niewymagających opuszczania siedziby przez klienta czy właściciela biura. 

Oszczędność - warto pamiętać, że spotkania na żywo zawsze generują pewne koszty. Wydatkiem dla biura rachunkowego lub klienta będą choćby dojazdy i czas poświęcony na często krótką rozmowę z potencjalnym klientem. Spotkanie online, które można zorganizować za pomocą bezpłatnego narzędzia nie generuje kosztów. 

Jakość  - w obecnych czasach dysponujemy szybkim i stabilnym połączeniem internetowym. Dedykowane oprogramowanie do spotkań online, którego przybywa z każdym rokiem sprawia, że rozmowy biznesowe przez Internet mają wysoką jakość, która niczym nie ustępuje spotkaniom na żywo. 

Wybór programu do spotkań online - czym się kierować?

Przy wyborze programu do spotkań online warto postawić na rozwiązania:

Bezpłatne - darmowe programy do przeprowadzenia tele- i wideokonferencji z klientami oferują szereg opcji, które w większości firm są wystarczające. Nie ma więc potrzeby dopłacać za funkcjonalności, które znajdują zastosowanie dopiero przy spotkaniach z dużą liczbą uczestników czy w firmach o specyficznych wymaganiach technicznych. 

Proste w obsłudze - pamiętajmy, że nie każdy z potencjalnych klientów biura jest biegły w nowych technologiach. Dlatego podczas wideokonferencji najlepiej sprawdzają się proste i intuicyjne w obsłudze programy, powszechnie znane wielu użytkownikom sieci. 

Oferujące potrzebne funkcje - dobry program do spotkań online to taki, który zaoferuje nam wszelkie niezbędne funkcjonalności. W zależności od potrzeb biura, kluczowe mogą być opcje: czat, przesyłanie plików, udostępnianie pulpitu czy nagrywanie spotkania.

Dostępne na urządzenia mobilne - planując rozmowy online z klientami biura rachunkowego, warto wziąć pod uwagę szybkie programy działające zarówno na komputerze - wymagające lub niewymagające instalacji (uruchamiane w przeglądarce), jak również aplikacje na urządzenia mobilne. Cześć klientów może chcieć przeprowadzić spotkanie korzystając z telefonu.

Wskazówka: Teoretycznie, do przeprowadzenia prostej rozmowy z potencjalnym klientem wystarczy powszechnie znany czat Messengera czy WhatsApp. Jednak uwaga - obie te aplikacje kojarzone są z prywatnym użytkowaniem. Ich wykorzystanie w rozmowie z klientem biura rachunkowego może być odebrane jako nieprofesjonalne, a przy tym naraża nas na oczekiwanie stałej dostępności. 

Przegląd programów do spotkań online - jaki wybrać? 

Istnieje wiele naprawdę dobrych programów, które umożliwiają przeprowadzenie satysfakcjonującej rozmowy z klientem online. Google Meet, Skype czy Zoom - to tylko kilka z darmowych i prostych w obsłudze narzędzi, które oferują szereg funkcjonalności. Organizacja i przeprowadzenie tele- lub wideokonferencji z ich pomocą nie powinno stwarzać najmniejszych problemów nawet mniej zaawansowanym użytkownikom Internetu. 

Google Meet - konfiguracja i uruchomienie programu do spotkań online

Na potrzeby tego poradnika przyjrzymy się bliżej programowi Google Meet, który z całą pewnością sprosta potrzebom i oczekiwaniom właścicieli biura rachunkowego. 

Google Meet aplikacja wcześniej znana jako Google Hangouts Meet. Stanowi element darmowego konta Google dla użytkowników indywidualnych oraz pakietu G Suite dla firm i szkół. Oferuje możliwość prowadzenia wideo-rozmów, jak również wykonywania połączeń na telefony komórkowe czy czatowania na żywo.

Zaletami Google Meet są między innymi:

  • pełna integracja z pocztą Gmail i Kalendarzem - spotkanie zapisane w Google Calendar zawiera link do automatycznie utworzonego pokoju konferencyjnego. Uczestnicy otrzymują też powiadomienie mailowe, przez które mogą potwierdzić udział w wydarzeniu;
  • dostęp dla każdego, także offline - do spotkania może dołączyć każda zaproszona osoba, bez względu na to, czy jest użytkownikiem GSuite czy darmowego Gmaila. Dla każdej konferencji tworzony jest numer telefonu, z pomocą którego można pozostać w kontakcie nawet w przypadku braku dostępu do Internetu;
  • opcja nagrywania spotkań - każda konferencja może być nagrana i automatycznie zapisana na Dysku Google w formie pliku wideo;
  • Google Meet działa na wszystkich urządzeniach - w spotkaniach mogą uczestniczyć użytkownicy komputerów stacjonarnych i laptopów oraz smartfonów i tabletów z Androidem lub iOS;
  • szyfrowanie danych - wszystkie spotkania są zgodnie z domyślnymi ustawieniami szyfrowane w trakcie przesyłania danych między klientem a Google. 

Spotkanie w Google Meet Instrukcja krok po kroku

Chcąc przeprowadzić spotkanie online z klientem przez Google Meet wystarczy wykonać kilka prostych kroków.

  1. Otwórz witrynę https://meet.google.com
  2. Zaloguj się na swoje konto Google, a jeśli go nie masz - załóż konto za darmo.
  3. Kliknij Rozpocznij nowe spotkanie, jeśli chcesz rozpocząć spotkanie teraz. Wyraź zgodę na dostęp do mikrofonu oraz kamery i kliknij ponownie Rozpocznij spotkanie. Zgoda na dostęp jest konieczna dla prawidłowego przebiegu spotkania - nadawania dźwięki i obrazu do odbiorcy.
  4. Dodaj klienta do spotkania. Możesz tego dokonać:
  • wysyłając mu unikalny link do spotkania,
  • generując unikalny kod spotkania,
  • wykorzystując jego numer telefonu,
  • ręcznie dodając klienta do wideokonferencji za pomocą adresu e-mail.
  • Tworzenie spotkania w Kalendarzu Google - gdy spotkanie ma odbyć się o konkretnej porze w danym dniu, to zamiast aplikacji Meet, otwórz Kalendarz. Wybierz odpowiedni termin i jednym kliknięciem utwórz wydarzenie.
  • Rozpoczęcie spotkania - klient biura może rozpocząć rozmowę klikając w link w zaproszeniu, wpisując kod od gospodarza lub używając numeru telefonu i PIN-u z zaproszenia. Rozpoczęcie spotkania należy zainicjować przyciskiem „Dołącz”.
  • W bezpłatnej wersji Google Meet, aby dołączyć do rozmowy, zaproszone osoby muszą zalogować się na konta Google. Jeśli ich nie mają - konieczne będzie utworzenie takiego konta.

    Konfiguracja Google Meet

    Ekran testowania obrazu i dźwięku - kliknij link kod do spotkania, by wyregulować kamerę i mikrofon przed dołączeniem do spotkania.

    Udostępnianie ekranu innym uczestnikom - udostępnij cały obszar swojego ekranu lub wybrane okno aplikacji, by np. przedstawić klientowi zakres usługi księgowej.

    Czat z uczestnikami spotkania - kliknij ikonę czatu w okienku rozmowy, by wysyłać pliki (np. cennik) i linki (np. firmowego bloga) do klienta.

    Jak przygotować się do rozmowy online?

    Test programu - przed rozmową z klientem należy przetestować dane narzędzie, na przykład z innym pracownikiem biura rachunkowego. Warto sprawdzić nie tylko jakość dźwięku i obrazu, ale też poszczególne funkcje, jak ładowanie prezentacji czy udostępnianie ekranu. Konfigurowanie ustawień lub poszczególnych funkcji w trakcie spotkania to brak profesjonalizmu i strata czasu. 

    Plan spotkania - określ cel spotkania i przygotuj jego plan, który umożliwi sprawne przeprowadzenie rozmowy i pozwoli uniknąć sytuacji, w której nie będziesz wiedzieć, o czym mówić. Oprócz tego pomyśl o planie awaryjnym - na przykład na wypadek problemów technicznych z programem lub Internetem - zarówno po swojej stronie, jak i po stronie klienta.

    Informacja dla klienta - przed spotkaniem przedstaw klientowi zarys wymagań technicznych i możliwości w zakresie przetestowania połączenia. Unikniesz dzięki temu oczekiwania na rozmówcę, który będzie miał problem z dołączeniem do spotkania. Poinformuj go również o przewidywanym czasie rozmowy.

    Połączenie z Internetem - przed spotkaniem sprawdź jakość połączenia (np. zza pomocą programu SpeedTest) i wykonaj test transmisji video. Jeśli jego jakość jest niezadowalająca, sprawdź zasięg Wi-Fi/LTE i wyłącz aplikacje, które mogą pobierać lub przesyłać duże ilości danych.

    Komfortowe otoczenie - na miejsce spotkania wybierz pomieszczenie zapewniające ciszę i spokój. Jeśli przeprowadzasz spotkanie w siedzibie biura, poinformuj współpracowników o rozmowie lub wywieś na drzwiach kartkę z prośbą o nieprzeszkadzanie. Wyłącz aplikacje i urządzenia, które mogą zakłócać rozmowę.

    Niezbędne materiały - wcześniej przygotuj materiały, które udostępniasz klientowi w trakcie spotkania. Unikniesz ich szukania podczas rozmowy.

    Savoir vivre spotkań online z klientami 

    Spotkania online z klientami, choć rządzą się swoimi prawami, niewiele odbiegają od tych tradycyjnych. Oto kilka podstawowych zasad udanych rozmów biznesowych przez Internet:

    1. Bądź punktualny,
    2. Przedstaw się,
    3. Zapytaj o jakość połączenia,
    4. Nie przerywaj rozmówcy,
    5. Włącz kamerę,
    6. Zadbaj o swój wygląd,
    7. Wycisz telefon,
    8. Wybierz odpowiedni kadr,
    9. Zrób porządek na ekranie komputera,
    10. Pozwól na zadawanie pytań

    Co dalej po rozmowie online?

    Udana rozmowa z klientem online to nie wszystko. Po spotkaniu wyślij rozmówcy krótkie podsumowanie spotkania, a jeśli wyraził taką chęć - umów kolejne. Doślij wszelkie interesujące go materiały lub szkic umowy do wglądu. Dobrym pomysłem będzie przygotowanie indywidualnej oferty z cennikiem, dopasowanej do potrzeb danego przedsiębiorcy.

    Pomoc dla biur rachunkowych

    W serwisie Biura-Rachunkowe.waw.pl od 2009 r. skutecznie pozyskujemy firmy do obsługi dla biur rachunkowych. Prowadzimy szeroko pojęte działania online, które w obecnych czasach mają kluczowe znaczenie w docieraniu do nowych klientów.

    Jeżeli szukasz wsparcia w prowadzeniu biura rachunkowego, chcesz skorzystać z instrukcji konkretnych działań marketingowych w Internecie, oraz otrzymać bezpłatny wpis w serwisie Biura-Rachunkowe.waw.pl - Skontaktuj się z nami, wypełniając formularz.