Zapytanie e-mailowe od klienta - o czym pamiętać?
Dobrze napisane e-maile to niezwykle ważna część wysokiej jakości obsługi klienta w każdej firmie. Nie inaczej jest w księgowości. Starannie zaprojektowana, przejrzysta strona www biura rachunkowego zachęca do nawiązania kontaktu - choćby tego za pośrednictwem poczty e-mail.
Kontakt mailowy jest szczególnie ceniony przez młodsze osoby, które odchodzą od angażującego kontaktu telefonicznego. Wielu przedsiębiorców wysyła zapytania mailowe, nie chcąc zakłócać pracy biura rachunkowego.
Warto pamiętać, że głównym celem e-maila zwrotnego jest spotkanie. Umiejętne skonstruowanie wiadomości znacznie zwiększy szansę na bezpośredni kontakt, który buduje zaufanie i tworzy trwałą relację. Podczas osobistej rozmowy przekażemy klientowi dodatkowe informacje, co ułatwi podjęcie ostatecznej decyzji o wyborze biura rachunkowego.
Zapytanie e-mailowe od klienta w sprawie usług księgowych - jak odpisać?
- Ważna jest szybkość udzielenia odpowiedzi
- Przygotuj szablony na częste pytania od Klienta
- Uporządkuj treść wysłanego e-maila
- Stosuj linki zamiast załączników
- Zweryfikuj dane nadawcy w stopce e-maila
- Sprawdź treść wiadomości przed wysyłką
Szybkość udzielania odpowiedzi na zapytanie o usługi księgowe
Użytkownicy internetu oczekują niemal natychmiastowej odpowiedzi na wiadomości e-mail. W korespondencji biznesowej, najbardziej pożądane są odpowiedzi udzielone w przeciągu jednego dnia roboczego. Zdaniem ekspertów, szanse na sprzedaż znacznie spadają już po upływie kilku godzin od wysłania zapytania. Odpowiadanie kolejnego dnia może zostać odczytywane jako lekceważące - a to może skutkować wyborem innego, bardziej zainteresowanego biura rachunkowego.
Szybkie reagowanie na zapytania to jasny sygnał dla klientów biura rachunkowego. Świadczy o sprawnym wywiązywaniu się z zadań, co w branży księgowości jest szczególnie istotne.
Jeżeli z powodu urlopu lub delegacji nie możemy odpowiedzieć szybko na wiadomość od klienta, pamiętajmy o ustawieniu autorespondera. Automatycznie generowana odpowiedzieć poinformuje adresatów o nieobecności i zapewni ich o kontakcie w niedalekiej przyszłości.
Stosuj szablony odpowiedzi na typowe zapytania klienta o obsługę księgową
Widok skrzynki wypełnionej dziesiątkami wiadomości może sprawiać, że odpowiadanie na nie najchętniej powierzylibyśmy programowi komputerowemu. Pełna automatyzacja obsługi poczty nie jest jednak najlepszym rozwiązaniem - generyczne wiadomości zwrotne mogą skutecznie zniechęcić potencjalnych klientów. Z pomocą przychodzą jednak szablony odpowiedzi na typowe zapytania klientów.
Gotowe szablony usprawniają wysyłkę odpowiedzi. Odpowiednio zredagowane i używane, gdy zajdzie taka potrzeba, oszczędzają wiele czasu. Zwłaszcza, gdy chodzi o zapytania ofertowe spływające od potencjalnych klientów, wymagające sprawnej odpowiedzi.
Na skuteczność szablonów wpływa ich uniwersalny charakter i brak konieczności modyfikacji pod danego klienta. Pozwoli nam to uniknąć pomyłek w zwrotach Pan/Pani czy przekopiowania fragmentów z danymi osobowymi lub nazwą firmy innych klientów.
Dzięki gotowym szablonom możliwe jest skupienie się bezpośrednio na ofercie - i to już od pierwszej wymienionej z klientem wiadomości.
Gotowy szablon odpowiedzi dla biura rachunkowego powinien zawierać:
- krótkie podziękowanie za przesłanie zapytania do biura rachunkowego. Przykładowo: Szanowny Panie, dziękuję za zapytanie. Trafił Pan do dobrego miejsca, które stawia sobie za cel utrzymywanie najwyższych standardów w branży księgowej. Odnosząc się do Pańskiego zapytania…;
- odniesienie do konkretnego pytania zadanego w przesłanym e-mailu. Jeżeli dotyczyło ono cen obsługi księgowej, warto posłużyć się widełkami stawek. Przykładowo: Ceny obsługi księgowej zaczynają się już od.... Finalna cena będzie zależna od wielu czynników, które zostaną ustalone w dalszym kontakcie;
- zakres usług – warto wypunktować poszczególne zadania realizowane w ramach nawiązanej współpracy;
- atuty współpracy – dla przykładu, specjalizacja w obsłudze jednoosobowych działalności gospodarczych lub doświadczenie w obsłudze podmiotów zagranicznych;
- zachętę do spotkania w biurze rachunkowym lub w siedzibie klienta. Dobrym sposobem motywacji nowych firm jest deklaracja bezpłatnej pomocy w wyborze odpowiedniej formy opodatkowania.
Uporządkowanie treści e-maila / oferty obsługi księgowej przed wysłaniem do klienta
Czas odpowiedzi na wiadomość klienta, który skrócić mogą gotowe szablony to nie wszystko. Skutecznej komunikacji sprzyja także uporządkowanie treści e-maila. Dobrze, by znalazły się w nim ułatwiające czytanie:
- akapity - poszczególne informacje powinny zawierać się w oddzielnym, składającym się z 3-4 zdań akapicie. Między akapitami należy dodać odstępy;
- śródtytuły - w zapamiętywaniu informacji pomagają też śródtytuły nadane poszczególnym akapitom. Co zawiera cena? Dlaczego warto wybrać nasze usługi księgowe? Jak wygląda współpraca z biurem rachunkowym? Tak sformułowane akapity będą silnie oddziaływać na wyobraźnię odbiorcy;
- listy punktowane i numerowane – świetnie sprawdzą się do przedstawienia zakresu oferty, zaakcentowania korzyści dla przedsiębiorcy czy też nakreślenia zasad współpracy.
Linki do oferty biura rachunkowego zamiast załączników
Wiadomości e-mail to nie tylko sama treść, ale często również szczegółowe informacje oferty z cennikiem usług księgowych. Pobieranie tradycyjnych załączników bywa jednak dość kłopotliwe, zwłaszcza dla użytkowników urządzeń mobilnych. Łatwo o przeoczenie załączonego pliku, trudne może być także jego późniejsze zlokalizowanie. Wysyłanie wiadomości z bardzo dużymi załącznikami może dodatkowo prowadzić do zapełnienia skrzynki odbiorczej, co skutkuje frustracją odbiorcy.
Dlatego lepszym pomysłem będzie umieszczenie w treści wiadomości linku, po otwarciu którego klient zobaczy dany materiał.
Chcąc dostarczyć klientom dodatkowej wiedzy o usługach biura rachunkowego, warto przygotować dedykowaną zakładkę na stronie www. Blog lub dział FAQ z wartościowymi poradami i odpowiedziami na pytania – linkowanie do niego może zastąpić długą wymianę wiadomości.
Dane nadawcy w stopce e-mailowej biura rachunkowego
Idealnym zwieńczeniem wiadomości e-mail jest umiejętnie przygotowana stopka. Jej konfiguracja możliwa jest z poziomu programu pocztowego.Obowiązkowymi elementami stopki są:
- imię i nazwisko nadawcy,
- stanowisko lub dział,
- telefon kontaktowy,
- nazwa biura rachunkowego,
- adres strony internetowej,
- logo firmy,
- opcjonalnie – godziny dostępności.
Stopka, tak jak i sam e-mail – powinna zawierać maksimum informacji, przy minimalnej długości. Bez obaw możemy pominąć szczegóły dotyczące kapitału zakładowego.
Jednym z typowych błędów w komunikacji e-mail jest umieszczanie w podpisie tylko nazwy firmy czy jej działu. Starannie sformułowane zakończenie sprzyja nawiązywaniu relacji, dając wrażenie obcowania z „prawdziwymi” ludźmi. Ułatwia też późniejszy kontakt – klient telefonujący do biura rachunkowego poprosi o połączenie z konkretną osobą.
Sprawdzenie wiadomości przed wysyłką do Klienta zainteresowanego księgowością
Błędy ortograficzne i interpunkcyjne lub literówki mogą zepsuć odbiór nawet najlepiej sformułowanej wiadomości e-mail. Jeszcze gorzej, jeżeli tuż po wysyłce do klienta okaże się, że w wiadomości znalazły się błędne ceny lub nieprawidłowe informacje. Dlatego przed kliknięciem „Wyślij wiadomość” konieczne jest powtórne zapoznanie się z jej treścią.
Dopracowanie stylistyki i wychwycenie ewentualnych nieścisłości zajmuje chwilę. A może zaprocentować nawiązaniem współpracy i uchronić nas przed korygowaniem raz podanych informacji.
Skuteczna odpowiedź na e-mail do klienta w biurze rachunkowym - podsumowanie
Starannie napisany e-mail odzwierciedla styl pracy biura rachunkowego. Szybka reakcja na otrzymaną wiadomość i klarowna struktura odpowiedzi buduje zaufanie potencjalnego klienta. Tym samym zwiększa szansę na nawiązanie owocnej współpracy.
Wyżej wymienione zasady skutecznej odpowiedzi na zapytanie o usługi księgowe spowodują, że w zyskasz w oczach potencjalnego klienta. Serwis Biura-Rachunkowe.waw.pl od 2009 pozyskuje klientów dla biur księgowych w Warszawie. Wypełnij formularz, aby uzyskać więcej informacji.
Po wysłaniu zgłoszenia bezpłatnie otrzymasz:
- informację jakie działania realizować, aby pozyskać nowych klientów do biura rachunkowego
- wpis do serwisu Biura-Rachunkowe.waw.pl