Warunki zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów przed rozpoczęciem działalności gospodarczej
Wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodów w firmie, gdy spełnia łącznie następujące warunki:
- celem jego poniesienia jest osiągnięcie przychodu lub zachowanie bądź zabezpieczenie źródła przychodu. To oznacza, że wydatek musi być ściśle związany z działalnością i nie może być wydatkiem prywatnym,
- wydatek nie może być wprost wyłączony z prawa do odliczenia. Katalog wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zawiera 65 punktów,
- wydatek musi być prawidłowo udokumentowany. Wydatki mogą być udokumentowane fakturą, fakturą VAT RR, rachunkiem lub dokumentami celnymi, wystawionymi na imię i nazwisko przyszłego przedsiębiorcy oraz zawierającymi adres działalności.
Przykłady kosztów ponoszonych przed rozpoczęciem działalności
Przykładowe wydatki ponoszone przed rozpoczęciem działalności, które mogą być uznane za koszt podatkowy to:
- koszty związane z organizacją i rejestracją działalności - koszty urzędowych zaświadczeń, opłaty skarbowe, koszt otwarcia rachunku bankowego, koszt doradztwa prawnego i księgowego;
- koszty związane z oznaczeniem miejsca działalności i przedsiębiorcy oraz reklamą - koszt zakupu pieczątki firmowej, szyldu i wizytówek, zlecenie wykonania strony internetowej, pozycjonowanie strony w internecie;
- koszty związane z lokalem, w którym będzie prowadzona działalność - czynsz najmu,
- koszty związane z podnoszeniem kwalifikacji - zdobycie uprawnień zawodowych, studia podyplomowe, kursy i szkolenia;
- wydatki, dzięki którym będzie możliwe podjęcie działalności - środki trwałe, wyposażenie n: zakup laptopa, telefonu, i.t.p., wartości niematerialne i prawne, zakupione towary i materiały.
Szukasz usług księgowych związanych z artykułem? Prześlij zapytanie ekspertom
Wydatki przed rozpoczęciem działalności a odliczenie podatku VAT
Podatnikowi przysługuje prawo odliczenia podatku VAT, o ile faktura dokumentująca poniesienie wydatku przed jej rozpoczęciem spełnia wymogi tego odliczenia. Warto pamiętać, iż podatek VAT z faktur zakupów można odliczyć w okresie, w którym wystawiono fakturę lub w dwóch kolejnych okresach rozliczeniowych. Przedsiębiorca może odliczyć podatek VAT z faktur dopiero po zarejestrowaniu się jako czynny podatnik VAT.
Jak ująć koszty / wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności w KPiR?
Dla wielu początkujących przedsiębiorców, ujęcie wydatków w KPiR sprawia trudność, dlatego warto na tym etapie zwrócić się do profesjonalnej księgowej - biura rachunkowego. Trudność polega na kilku sposobach rozliczenia kosztów poniesionych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej - zależy bowiem od rodzaju wydatku.
- Towary i materiały. Jednym z pierwszych wydatków przedsiębiorcy przed rozpoczęciem działalności jest zakup towarów handlowych i materiałów. Zasadniczo wydatki te nie podlegają rozliczeniu bezpośrednio w kosztach podatkowych. Obejmuje się je natomiast spisem z natury, sporządzanym na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Wartość spisu zostaje uwzględniona w kosztach działalności przy obliczaniu dochodu rocznego - jako różnica remanentowa pomiędzy wartością zapisu na początku i na końcu roku podatkowego. Jeżeli różnica ta będzie dodatnia to należy o taką kwotę zmniejszyć koszty, zaś gdy ujemna to należy je zwiększyć.
- Środki trwałe i WNiP - wartości niematerialne o prawne. Kolejna kategoria wydatków obejmuje zakup środków trwałych, do których zaliczane są między innymi urządzenia, samochody czy oprogramowanie komputerowe. Wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności na nabycie środków trwałych i wartości niematerialnych oraz prawnych podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów na ogólnych zasadach. Ich wartość początkową ustala się po cenie nabycia, w przypadku gdy podatnik posiada dokumenty zakupu lub po cenie rynkowej w przypadku ich braku. Wartość początkowa środków trwałych obowiązkowo wprowadzanych do ewidencji środków trwałych została zwiększona od 1 stycznia 2018 r. z wartości 3500 zł do 10 000 zł.
- Składniki majątku można ująć w ewidencji środków trwałych najwcześniej na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej. Kosztem uzyskania przychodu jest odpis amortyzacyjny. Podatnicy rozliczający się ryczałtem ewidencjonowanym także zobowiązani są sporządzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych z uwzględnieniem odpisów amortyzacyjnych. Nie są one jednak zaliczane do kosztów uzyskania przychodu.
- Wyposażenie firmy. Jednym z kluczowych wydatków przedsiębiorcy jest wyposażenie siedziby firmy. Niezbędne w niej są między innymi meble biurowe i urządzenia, w tym telefony, skaner czy ekspres do kawy. Ich łączny koszt, w zależności od rozmiaru działalności firmy, sięga do 10 tysięcy zł.
Szukasz usług księgowych związanych z artykułem? Prześlij zapytanie ekspertom
Zakupione towary traktowane będą jako wyposażenie podlegające zaliczeniu do kosztów podatkowych w miesiącu oddania ich do użytkowania. Podatnicy rozliczający się na zasadzie ryczałtu nie ujmują wydatków z tytułu nabycia wyposażenia do kosztów uzyskania przychodu. Mają natomiast obowiązek prowadzenia ewidencji wyposażenia.