Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością dopełnienia formalności przez przedsiębiorcę. Do jego obowiązków należy przede wszystkim wyrejestrowanie firmy z CEIDG i ZUS-u oraz złożenie rozliczenia VAT. Kiedy złożyć odpowiednie wnioski? Jakie dokumenty załączyć? Jak rozliczyć podatek dochodowy, a jak VAT? W poniższym artykule krok po kroku opisujemy czynności, o które należy zadbać podczas likwidacji firmy.
Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej - o czym pamiętać?
Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej wiąże się z kilkoma formalnymi czynnościami. Należą do nich przede wszystkim:
Wyrejestrowanie firmy z CEIDG
Przedsiębiorca chcący wyrejestrować firmę, musi w tym celu złożyć wniosek CEIDG-1 informując tym samym, że zamyka działalność gospodarczą. Ma na to 7 dni od daty zamieszczonej na formularzu. Formularz CEIDG-1 przedsiębiorca może złożyć na 3 sposoby:
- osobiście w urzędzie miasta lub gminy,
- za pośrednictwem strony www CEIDG, jeśli przedsiębiorca posiada zaufany profil lub podpis elektroniczny,
- pocztą z podpisem poświadczonym przez notariusza.
By zamknąć firmę we wniosku CEIDG-1 w polu 01 należy zakreślić punkt 5. „wniosek o wykreślenie wpisu w CEIDG”. Złożenie formularza CEIDG-1 z informacją o likwidacji skutkuje jednocześnie powiadomieniem o tym fakcie urzędu skarbowego i służy również wykreśleniu działalności z rejestru REGON.
Wyrejestrowanie firmy z ZUS
Kolejną formalnością, jakiej musi dopełnić przedsiębiorca zamykający działalność, jest dostarczenie stosownych druków do ZUS-u.
- Pierwszym z nich jest druk ZUS ZWPA (wyrejestrowanie płatnika składek). Formularz ten sporządzany jest z urzędu przez ZUS na podstawie złożonego wniosku CEIDG i odpisu postanowienia o skreśleniu z rejestru przedsiębiorców. Termin na wyrejestrowanie płatnika składek wynosi 14 dni od chwili likwidacji działalności.
- Drugim z dokumentów jest wniosek ZUS ZWUA (wyrejestrowanie z ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego). W sytuacji, kiedy ubezpieczeniem samozatrudnionego objęta jest jego rodzina, ona również podlega wyrejestrowaniu - na osobnym formularzu. Wyrejestrowania należy dokonać w ciągu 7 dni licząc od daty wygaśnięcia tytułu do ubezpieczenia.
Spis majątku dla celów rozliczenia podatku VAT i PIT
Do sporządzenia spisu majątku i wyceny jego składników zobowiązani są czynni podatnicy podatku VAT, którzy likwidują działalność. Ewidencji tej należy dokonać także w celu rozliczenia podatku dochodowego. Spis z natury wygląda nieco inaczej dla potrzeb jednego i drugiego podatku:
- Dla celów PIT dokonuje się spisu wszystkich składników majątku, czyli dóbr materialnych i niematerialnych, z których przedsiębiorca rozliczał się w trakcie prowadzenia działalności. Wykaz ten jest podstawą zamknięcia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów. Wraz ze spisem majątku dokonuje się spisu z natury (tzw. remanent likwidacyjny), obejmującego materiały i towary znajdujące się w majątku firmy w chwili jej likwidacji. Pozwala to na oszacowanie wysokości dochodu, od którego odprowadzana była zaliczka na podatek dochodowy.
- Dla celów VAT dokonuje się spisu z natury podobnie jak dla celów podatku PIT, jednak z uwzględnieniem wyposażenia, środków trwałych, gruntów i energii, do których przedsiębiorca miał prawo. Przygotowanie spisu z natury pozwala ustalić wartość towarów i innych elementów majątku firmy od których trzeba zapłacić VAT. O zamiarze sporządzenia spisu z natury na zakończenie działalności gospodarczej przedsiębiorca ma obowiązek powiadomić właściwego naczelnika urzędu skarbowego w terminie minimum 7 dni przed sporządzeniem spisu.
Rozliczenie podatku VAT
Rozliczenie z podatku VAT to następny z kroków likwidacyjnych w przypadku jednoosobowej działalności. Dodatkowo, do obowiązków przedsiębiorcy należy też:
- złożenie formularza VAT-Z (o zaprzestaniu działalności) do urzędu skarbowego - w ciągu 7 dni od chwili wyrejestrowania firmy,
- złożenie do 25 dnia miesiąca po danym okresie ostatniej deklaracji VAT, która obejmuje: podatek za bieżący okres rozliczeniowy i podatek obliczony na podstawie danych z przygotowanego wcześniej spisu z natury.
Rozliczenie podatku dochodowego
Wraz z zamknięciem działalność majątek, będący do tej pory majątkiem firmowym, staje się majątkiem prywatnym podatnika. Nie generuje to obowiązku zapłaty podatku dochodowego z tego tytułu. Konieczność ta pojawia się w sytuacji, kiedy właściciel likwidowanej firmy zdecyduje się sprzedać składniki majątku. W tym przypadku stanowi on przychód z działalności gospodarczej i należy go rozliczyć. Jeżeli sprzedaż majątku nastąpi w ciągu 6 lat licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w który miała miejsce likwidacja działalności, to wówczas podatnik będzie zobowiązany do zapłaty podatku dochodowego z tytułu dokonanej transakcji sprzedaży. Po upływie tego terminu nie trzeba rozliczać podatku dochodowego.
Zamknięcie firmy a kasa fiskalna
Zamykając działalność, należy pamiętać także o zamknięciu kasy fiskalnej. Następuje to w obecności pracownika urzędu skarbowego, który dokonuje odczytu zawartości pamięci kasy fiskalnej i sporządza stosowny protokół.
Przechowywanie dokumentów po likwidacji firmy
W terminie 5 lat od daty zakończenia roku, w którym działalność została zamknięta, były przedsiębiorca zobowiązany jest do przechowywania dokumentów firmy - księgowych, podatkowych i związanych z procesem jej zamknięcia.