Obowiązek posiadania konta firmowego. Czy przedsiębiorca musi posiadać konto firmowe?

Obowiązek posiadania konta firmowego. Czy przedsiębiorca musi posiadać konto firmowe?

  • 4.2 / 5
  • 50

Obowiązek posiadania konta bankowego – jak było do 2019 r.?

Nie istnieje w polskim prawie formalny obowiązek posiadania konta bankowego przez osobę fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą. Dotychczas, założenie konta bankowego wymagane było jedynie w przypadku:
  • dokonywania lub przyjmowania płatności związanych z wykonywaną działalnością, gdzie stroną był inny przedsiębiorca,
  • gdy jednorazowa wartość transakcji była równa lub przekraczała 15 tys. euro.

Przepisy nie obligowały jednak do posiadania odrębnego konta firmowego. To przedsiębiorca mógł zdecydować o jego otwarciu lub o posługiwaniu się rachunkiem prywatnym. Z możliwości tej często korzystali właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych.

Co więcej, obowiązku posiadania konta nie mieli mikroprzedsiębiorcy. Przysługiwało im prawo do opłacania składek ZUS i podatków za pośrednictwem przekazów pocztowych.

Obowiązkowy rachunek firmowy dla przedsiębiorców

W dniu 1 listopada 2019 r. weszły w życie nowe przepisy. Nakładają one obowiązek posiadania odrębnego konta firmowego na znaczną część płatników VAT. Obowiązek ten dotyczy podatników VAT, których działalność:

  • obejmuje transakcje w oparciu o towary lub usługi wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT,
  • a  wartość tych transakcji jest równa lub przekracza 15 tys. zł brutto.

Masz pytania dotyczące artykułu? Zadaj je naszym ekspertom

Koniecznym w ich przypadku stało się założenie bankowego rachunku firmowego lub imiennego rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej.

Przedsiębiorcy spełniający powyższe warunki utracili możliwość rozliczania się za pomocą prywatnych rachunków bankowych. Zmiany dotyczą również mikroprzedsiębiorców i właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych, objętych obowiązkowym mechanizmem podzielonej płatności.

Podatnicy posiadający bankowe rachunki rozliczeniowe oraz imienne rachunki w SKOK muszą zawiadomić urząd skarbowy o ich założeniu.

Obowiązek posiadania konta firmowego a split payment

Obowiązek otwarcia firmowego rachunku wiąże się przede wszystkim z wprowadzonym od 1 listopada 2019 roku mechanizmem podzielonej płatności. Split payment, obowiązujący dla niektórych branż, wymusza na bankach prowadzenie subkont dla podatku VAT. Jest to możliwe wyłącznie na rachunkach firmowych.

W sytuacji zastosowania split payment, bank dzieli odpowiednio kwotę przelewu. Płatność za towar odpowiadająca wartości netto trafia do sprzedawcy, zaś kwota stanowiąca wartość podatku VAT – na specjalny, założony w tym celu rachunek VAT prowadzony przez bank lub SKOK.

Co najważniejsze, podatnicy, którzy korzystają z rachunku prywatnego zamiast firmowego, tracą prawo do wykonywania przelewów z mechanizmem split payment. Jeżeli nabywca takiego podatnika dokona na jego rzecz zapłaty z zastosowaniem podzielonej płatności, otrzyma automatycznie zwrot środków.

Masz pytania dotyczące artykułu? Zadaj je naszym ekspertom

Na obie strony transakcji, jeśli nie zastosują mechanizmu podzielonej płatności, mogą zostać nałożone dodatkowe sankcje podatkowe. Na skutek niedopełnienia obowiązku powstaje dodatkowe zobowiązanie, wynoszące 30 proc. kwoty podatku należnego wskazanego na fakturze.

Sankcja tej samej wysokości będzie mogła zostać nałożona na nabywcę, który nie opłaci we właściwy sposób faktury split payment. Dodatkowo nabywcy, który nie dokonał podzielonej płatności mimo prawidłowego oznaczenia faktury, nie będzie przysługiwało prawo zaliczenia tego wydatku w koszty uzyskania przychodów.

Rachunek firmowy a biała lista podatników VAT

Za założeniem firmowego rachunku bankowego przemawia jeszcze jeden argument. Związany jest on z białą listą podatników VAT, udostępnioną 1 września 2019 roku.

Nowy wykaz zawierana dane o podmiotach wpisanych, wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Zgodnie z założeniami, biała lista podatników upraszcza weryfikację kontrahenta jako czynnego podatnika VAT i potwierdza właściwy dla niego firmowy numer bankowy. Co istotne, wykaz ten nie zawiera prywatnych rachunków bankowych, wykorzystywanych przez niektórych przedsiębiorców do działalności gospodarczej.

Wpłaty dokonane na rachunek prywatny nie będą uznawane za koszt uzyskania przychodu i mogą skutkować nałożeniem sankcji. Może to powodować niechęć kontrahentów do współpracy z przedsiębiorcami korzystającymi z prywatnych rachunków.

Masz pytania dotyczące artykułu? Zadaj je naszym ekspertom

Obowiązkowy rachunek firmowy dla zagranicznych przedsiębiorców

Do posiadania rachunku firmowego zobligowani są także zagraniczni przedsiębiorcy. Ustawa o VAT dopuszcza bowiem możliwość prowadzenia rachunku VAT wyłącznie w walucie rodzimej. Finalizowanie transakcji sprzedaży towarów lub świadczenia usług na terytorium Polski będzie więc możliwe jedynie poprzez konta firmowe w polskich złotych.

Firmowe konto bankowe - korzyści dla przedsiębiorcy

Otwarcie konta bankowego jest jednym z pierwszych kroków przedsiębiorcy przy zakładaniu działalności gospodarczej. W związku z prowadzonymi zmianami – białą listą podatników VAT i mechanizmem split payment – posiadanie firmowego konta stało się niemal koniecznością. Rachunek firmowy nie tylko chroni przedsiębiorcę przed potencjalnymi sankcjami. Umożliwia także:

  • oddzielenie transakcji firmowych od prywatnych,
  • swobodną kontrolę nad przychodami i kosztami,
  • przejrzysty wgląd w stan finansów przedsiębiorstwa,
  • zaliczenie wszystkich wydatków związanych z prowadzeniem konta do kosztów uzyskania przychodów,
  • ochronę transakcji prywatnych w przypadku kontroli skarbowej.

Chcąc sprawnie i dobrze wybrać rachunek bankowy dla swojej firmy, warto sprawdzić ranking najtańszych i darmowych firmowych kont bankowych, który pomoże wybrać najlepszą ofertę spośród wielu ofert na rynku. 

Masz pytania dotyczące artykułu? Zadaj je naszym ekspertom

Eksperci artykułu: