Pełna księgowość w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

Pełna księgowość w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością

  • 5.0 / 5
  • (4)

Księgowość w spółce z o.o. - co mówią przepisy?

Spółka z o.o. jest kapitałową spółką handlową, posiadającą osobowość prawną. Może być zarejestrowana przez jednego bądź więcej wspólników. Jednocześnie nie może być utworzona wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Założycielami spółki z o.o. mogą być osoby fizyczne albo osoby prawne, bez względu na obywatelstwo i miejsce siedziby. Do jej założenia wymagany jest kapitał co najmniej 5 tys. zł. Szczegółowe informacje dot. zakładanie spółki dostępne w artykule - jak założyć spółkę z o.o. 

Zasady prowadzenia księgowości w spółce z o.o. reguluje ustawa z 29 września 1994. (Dz. U nr 121 poz. 591). Przede wszystkim, nakłada ona na spółki z o.o. obowiązek prowadzenia tzw. pełnej księgowości.

Pełna księgowość w spółce z o.o. - na czym polega? 

Pełna księgowość jest o wiele bardziej złożona od księgowości uproszczonej, dostępnej pod postacią karty podatkowej, ryczałtu ewidencjonowanego lub książki przychodów i rozchodów. Zakłada ona bezwarunkową konieczność ewidencjowania w księgach rachunkowych każdej złotówki, która przepływa przez spółkę. W praktyce każda operacja, faktura lub płatność na rachunku musi zostać powiązana z odpowiednim wpisem w księgach rachunkowych.

Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. – co zawiera?

Oprócz rygorystycznych obowiązków dot. przepływu finansów przez konto spółki, każda spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest zobowiązana na koniec roku wykonać sprawozdanie finansowe. Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. ma na celu podsumowanie wszystkich operacji, w których spółka brała udział. Dodatkowo w składanej dokumentacji należy wskazać posiadany przez spółkę majątek oraz  zobowiązania względem kontrahentów. Na podstawie sprawozdania można dokonać wyceny wartości firmy. 

Masz pytania dotyczące artykułu? Zadaj je naszym Partnerom merytorycznym

W sprawozdaniu finansowym spółki z o.o. powinny znaleźć się:

  • rachunek zysków i strat - zestawienie wszystkich operacji finansowych przeprowadzonych przez firmę w roku poprzedzającym,
  • bilans - zestawienie aktywów i pasywów, przedstawiające stan majątku firmy aktualny na dzień sporządzania,
  • informacja dodatkowa - wszystko, co nie znalazło się w innych sprawozdaniach, a również ma znaczenie dla spółki.

Szczegółowy zakres informacji, które należy wykazać w sprawozdaniu znajduje się w:

  • załączniku nr 1 do Ustawy o rachunkowości,
  • bądź w załącznikach nr 4 – dla jednostek mikro) i nr 5 – dla jednostek małych, korzystających z uproszczeń odnoszących się do sprawozdania finansowego.

Badanie sprawozdania przez biegłych rewidentów - kiedy konieczne?

W niektórych przypadkach, sprawozdania finansowe spółek podlegają obowiązkowemu badaniu przez biegłych rewidentów. Muszą też zawierać rachunek przepływów pieniężnych i zestawienie zmian w kapitale własnym. Dotyczy to spółek, które w poprzednim roku obrotowym spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:

  • średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
  • suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 EUR,
  • przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 EUR.

Masz pytania dotyczące artykułu? Zadaj je naszym Partnerom merytorycznym

Raporty kasowe w spółce z o.o. - czemu służą?

Kolejnym wymogiem wobec spółek z o.o. jest prowadzenie raportów kasowych. Raporty szczegółowo zbierają informacje dotyczące wszystkich przepływów gotówkowych w firmie. Co ważne, wszelkie płatności muszą być dokonywane z pieniędzy spółki. Należy także pamiętać, aby wspólnicy nie płacili za zobowiązania spółki ani też nie korzystali z pieniędzy spółki na cele prywatne. Konieczne jest też bieżące monitorowanie salda kasy gotówkowej.

W przypadku problemów z płynnością finansową, wspólnik ma prawo do zasilenia spółki pieniędzmi na podstawie umowy pożyczki.

Księgowość spółki z o.o. - kto może prowadzić?

Samodzielne prowadzenie pełnej księgowości wymaga od przedsiębiorcy znajomości obowiązujących regulacji prawnych i czasochłonnego sporządzania dokumentów ewidencyjnych. 

Najwygodniejszym rozwiązaniem jest zlecenie prowadzenia pełnej księgowości w spółce z o.o. zewnętrznemu biuru rachunkowemu w Warszawie. Koszty prowadzenia księgowości spółki z o.o. wynoszą od 600 zł miesięcznie. Dodatkowo płatne jest sporządzanie sprawozdania finansowego - ok. 1000-1500 zł. Zobacz, szczegółowy cennik pełnej księgowości.

Warto także upewnić się, że wybrane przez nas biuro rachunkowe posiada polisę ubezpieczeniową. Polisa stanowi zabezpieczenie na rzecz pokrycia konsekwencji finansowych ewentualnych błędów w prowadzeniu księgowości spółki, która do łatwych nie należy. 

Masz pytania dotyczące artykułu? Zadaj je naszym Partnerom merytorycznym

Błędy w księgowości spółki z o.o. - kto za nie odpowiada?

Odpowiedzialność za księgowość spółki z o.o. spoczywa na kierowniku jednostki (wyznaczonym członku zarządu lub całym zarządzie) z tytułu:

  • prowadzonej rachunkowości, realizowanej przez samego kierownika jednostki,
  • nadzoru, gdy prowadzenie rachunkowości powierzone zostało innemu podmiotowi.

Warto jednocześnie zaznaczyć, że bez względu na to, kto zajmuje się księgowaniem spółki z o.o., osobą odpowiedzialną za ewentualne błędy będzie kierownik jednostki. W związku z tym, to on jest zobowiązany do należytego nadzorowania obowiązków wykonywanych przez pracowników biura rachunkowego.

Jedyną sytuacją w której kierownik jednostki może przekazać odpowiedzialność na inną osobę jest inwentaryzacja w formie spisu z natury. Koniecznym jest przejęcie tej odpowiedzialności przez daną osobę i potwierdzenie przekazania w formie pisemnej.

Pełna księgowość w spółce z o.o. - jakie zalety?

Podsumowując, prowadzenie pełnej księgowości przez spółkę z o.o. narzuca na przedsiębiorcę dodatkowe obowiązki. Ich realizacja ma jednak swoje zalety. Przede wszystkim:

  • daje pełen obraz kondycji finansowej spółki,
  • pozwala na optymalne planowanie wydatków i inwestycji,
  • buduje zaufanie klientów i inwestorów wobec firmy,
  • ułatwia pozyskiwanie źródeł finansowania - na przykład w formie kredytu lub leasingu.

Masz pytania dotyczące artykułu? Zadaj je naszym Partnerom merytorycznym

Partnerzy merytoryczni: