Rejestracja umowy o dzieło - zalecenia dla przedsiębiorców

Rejestracja umowy o dzieło - zalecenia dla przedsiębiorców

  • 5.0 / 5
  • 1

Umowa o dzieło - obowiązek informacyjny

1 stycznia 2021 r. w życie wszedł obowiązek rejestracji umów o dzieło w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych. Rejestracji podlegają umowy zawarte zarówno pisemnie, jak i ustnie. Zarejestrowanie w ZUS umowy o dzieło nie wiąże się z obowiązkiem jej oskładkowania.

Nowy obowiązek informacyjny został wprowadzony na podstawie art. 22 ustawy z 31 marca 2020 zwanej „tarczą antykryzysową” (Dz.U. z 2020 r. poz. 568 z późn. zm.), który wprowadził zmiany do ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 266 z późn. zm.).

Zgodnie z ustawą: „Płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca dzieło informuje ZUS o zawarciu każdej umowy o dzieło, jeżeli umowa taka zawarta zostanie z osobą, z którą nie pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje pracy na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy, w terminie 7 dni od dnia zawarcia tej umowy.”

Umowa o dzieło to jedna z form zatrudnienia pracownika, w której to przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty należnego za nie wynagrodzenia. Więcej informacji na ten temat przedstawiamy w artykule - Formy zatrudnienia pracownika

W jakim celu wprowadzono rejestr umów o dzieło?

Nowy obowiązek ma umożliwić ZUS weryfikację liczby umów o dzieło zawieranych przez poszczególne podmioty. Statystyki posłużą jednocześnie określeniu kierunków rozwoju danej branży. Rejestr ma też ułatwić przeprowadzanie kontroli u przedsiębiorców, u których wykryte zostały nieprawidłowości w określeniu przedmiotu umowy o dzieło. Prognozowane jest również nałożenie w przyszłości składek ubezpieczeniowych na umowy o dzieło.

Rejestr zawartych umów o dzieło

Każda umowa o dzieło wymaga osobnej rejestracji. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy podmiot rejestrujący w danym okresie zawarł więcej niż jedną umowę z tą samą osobą fizyczną. W takim przypadku na jednym formularzu może zarejestrować do 10 umów.

Zgłoszenie informacyjne zawiera podstawowe dane zamawiającego i wykonawcy oraz informacje o samej umowie. Nie uwzględnia natomiast wysokości wynagrodzenia należnego za wykonanie dzieła.

Informacje dotyczące zawartych umów o dzieło są zarejestrowane na koncie płatnika składek przez profil PUE ZUS.

Zwolnienie z obowiązku informacyjnego nt. umowy o dzieło

Obowiązkiem poinformowania o każdej umowie o dzieło nie są objęte:

  • umowy zawierane z własnym pracownikiem,
  • umowy wykonywane na rzecz własnego pracodawcy, ale zawarte z innym podmiotem,
  • umowy zawarte z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą na wykonanie przez nie usług, które wchodzą w zakres prowadzonej działalności.

Rejestracji nie podlegają umowy zawarte przed 1 stycznia 2021, ale rozpoczynające realizację po tej dacie.

Przekazywanie danych na formularzu RUD

Rejestr umów o dzieło to dla przedsiębiorców dodatkowe obowiązki. Umowy zawarte po 1 stycznia 2021 r. należy wykazać w nowym formularzu RUD (Zgłoszenie umowy o dzieło).

Formularz ten można przekazać elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE) ZUS.

Jakie informacje o UOD należy przekazać do ZUS?

Formularz ZUS RUD wymaga od płatników przekazania następujących informacji:

  • dane identyfikacyjne zamawiającego: NIP, REGON, nazwa skrócona, a gdy zamawiający jest osobą fizyczną PESEL lub numer dowodu tożsamości, imię i nazwisko,
  • dane identyfikacyjne osoby, z którą zawarto umowę o dzieło: PESEL lub dowód tożsamości, imię i nazwisko, datę urodzenia,
  • dane adresowe zamawiającego,
  • dane adresowe osoby, z którą zawarto umowę o dzieło,
  • data zawarcia umowy,
  • data rozpoczęcia i data zakończenia wykonywania umowy,
  • przedmiot umowy.

Powyższe informacje posłużą ZUS-owi do weryfikowania istnienia obowiązku ubezpieczeń społecznych osób wykonujących umowy o dzieło.

Umowa o dzieło - prawidłowe określenie przedmiotu

Z perspektywy płatnika kluczowe zadanie polega na właściwym określeniu przedmiotu umowy. Przez właściwy przedmiot uznaje się taki, który nie budzi wątpliwości co do charakteru umowy o dzieło.

Zgodnie z art.627 Kodeksu Cywilnego „Przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia.”

Ważne jest również, aby możliwe było poddanie dzieła testowi na obecność wad fizycznych i odpowiedzialność przyjmującego zamówienie za osiągnięcie umówionego rezultatu.

Możliwe konsekwencje dla płatników w kontekście umów o dzieło

W razie możliwej kontroli, ZUS będzie uprawniony do zakwestionowania zasadności umów o dzieło. To z kolei może skutkować żądaniem zapłaty zaległych składek wraz z odsetkami (do 5 lat wstecz) - tak, jakby strony umowy łączyła umowa zlecenie (o świadczenie usług) lub umowa o pracę.

O obowiązkach składkowych płatnikach piszemy w artykule: Ile wynoszą składki ZUS za pracownika?

Naruszenie obowiązku złożenia informacji o umowach o działo

Płatnik, który nie złoży informacji o umowach o działo lub zrealizuje obowiązek w sposób nieprawidłowy, naraża się na grzywnę w wysokości do 5000 zł za niezgłoszenie danych wymaganych ustawą.

Zalecenia dla przedsiębiorców

Z uwagi na obowiązek informowania o zawartych umowach o dzieło, płatnikom zalecane jest dokonanie przeglądu umów pod kątem kryteriów stosowanych przez ZUS. W razie potrzeby mogą oni:

  • wprowadzić zmiany do treści umów,
  • zastąpić umowę o dzieło innym rodzajem umowy.
W weryfikacji zawieranych umów o działo pomocne będzie biuro rachunkowe, które z racji dużego doświadczenia pomoże w poprawnym określeniu przedmiotu w umowie o dzieło. Listę sprawdzonych biur rachunkowych, które specjalizują się w kadrach i płacach znajdziesz: Lista biur rachunkowych - sporządzanie umów o pracę / zlecenie / dzieło