Tanie biuro rachunkowe - niska cena jako kryterium wyboru księgowego

Tanie biuro rachunkowe - niska cena jako kryterium wyboru księgowego

  • 5.0 / 5
  • (2)

Tanie Biuro rachunkowe - niska cena jako główne kryterium wyboru

Wielu, szczególnie początkujących przedsiębiorców, przy wyborze obsługi księgowego kieruje się ceną jako kluczowym kryterium wyboru. Ich motywacja wydaje się zrozumiała - poszukiwanie oszczędności to cenna umiejętność. Jednak jak w każdej branży, tak i w księgowości - tanio nie zawsze znaczy dobrze.

Decydując się na tanie biuro rachunkowe, warto pamiętać o jednej ważnej kwestii. Duża procentowo cześć ceny obsługi księgowej to koszty pracy ludzkiej. Redukcja stawek równoznaczna jest więc zwykle z mniejszym zakresem usług, jakimi zostanie objęty przedsiębiorca, dla którego cena jest najważniejsza. Niższa cena może znaleźć też odzwierciedlenie w słabiej wykwalifikowanej kadrze, składającej się ze stażystów.

Tanie biuro rachunkowe - na co uważać?

Biura rachunkowe kuszą potencjalnych klientów sloganami reklamowymi informującymi o cenach usług zaczynających się już od kilkudziesięciu złotych. 

  • Czym jednak warunkowane są ceny usług księgowych?
  • Co sprawia, że niektóre z biur oferują tak atrakcyjne ceny? 
  • Na co zwrócić uwagę, by wybór taniego biura rachunkowego nie okazał się złudną oszczędnością?

Przedstawiamy kilka uniwersalnych reguł, którymi warto kierować się przy poszukiwaniach biura rachunkowego, jakiemu powierzymy finanse swojej firmy. Mają one szczególne znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy oferta księgowości wypada atrakcyjnie cenowo na tle konkurencji.

Tania księgowość - zakres usług biura rachunkowego

Znaczna część biur rachunkowych prowadzi działalność o szerokim zakresie usług. Zaczynając od księgowości, przez obsługę kadrowo-płacową aż do doradztwa podatkowego. Dostępność usług dodatkowych to ogromna wygoda dla przedsiębiorcy, który może załatwić wszelkie firmowe sprawy w jednym miejscu.

Niskie ceny taniego biura rachunkowego wynikają najczęściej z ograniczonego zakresu obsługi. Może więc okazać się, że przedsiębiorca będzie zmuszony do zapłaty za dodatkowe usługi. Na przykład wtedy, gdy potrzebne mu będą konsultacje prawne, pomoc w pozyskaniu finansowania czy gdy będzie potrzebować innych dodatkowych usług związanych z księgowością i podatkami.

Ubezpieczenie w tanich biurach księgowych

Zgodnie z art. 76h ust. 1 Ustawy o rachunkowości, biura rachunkowe zobowiązane są do posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za wyrządzone szkody. Te mogą być wynikiem niezachowania należytej staranności lub niedbałego wykonania zobowiązań względem klienta. 

Suma ubezpieczenia została określona w rozporządzeniu Ministra Finansów na 10.000 euro. W razie szkody, ubezpieczyciel wypłaci odszkodowanie tylko do wysokości wskazanej sumy. Sposobem na jej podwyższenie jest zakup dobrowolnego OC z rozszerzonym zakresem ochrony lub dodatkowym ubezpieczeniem np. na kadry i płace.

Zasada jest prosta - im wyższa kwota ubezpieczenia, tym lepiej. Tymczasem wiele tanich biur rachunkowych posiada jedyne obowiązkowe ubezpieczenie OC, które w razie problemów może nie wystarczyć na pokrycie szkody. Zdarzają się również przypadki biur rachunkowych, które ubezpieczenia nie posiadają wcale. W razie problemów, pełną odpowiedzialność za błędy ponosi właściciel firmy. Więcej na temat odpowiedzialności za błędy księgowe / biura rachunkowego znajdziesz w artykule dot. odpowiedzialności za błędy obsługi księgowej.   

Zespół biura rachunkowego a niska cena usług księgowych 

Dobre biuro rachunkowe tworzą zatrudnieni w nim ludzie. Wykwalifikowana kadra gwarantuje obsługę na najwyższym poziomie, dopasowując się do indywidualnych potrzeb każdego klienta.

W celu utrzymania wysokiego standardu pracy, pracownicy godnego zaufania biura rachunkowego uczestniczą w kursach i szkoleniach oraz branżowych konferencjach. Priorytetem jest dla nich zadowolenie klientów i przestrzeganie zasad etyki zawodowej. 

Dla kontrastu, w tanich biurach rachunkowych często brakuje środków na podnoszenie kompetencji zespołu. Takie podejście w konsekwencji przekłada się często na nieprawidłową obsługę oraz bardzo ważne - brak informacji nt. jak optymalizować podatki.

Dostępne formy komunikacji a tania księgowość

Sprawna, oparta na wielu kanałach komunikacja z klientem to wyróżnik dobrych biur rachunkowych. Standardem są takie usługi, jak choćby przesyłanie niezbędnych dokumentów kurierem lub drogą elektroniczną. Niektóre z biur oferują również odbiór dokumentów od klienta, co pozwala zaoszczędzić sporo jego cennego czasu.

Co zrozumiałe, tanie biura rachunkowe opierają się przede wszystkim na samodzielnym dostarczaniu dokumentów przez klienta. Może okazać się to problematyczne, jeśli z jakiegoś powodu przebywamy poza miastem lub dojazd do biura wiąże się ze staniem w korkach. 

Niemniej istotne są też godziny, w jakich przedsiębiorca może liczyć na wsparcie księgowego.Tanie biura rachunkowe pracują zwykle w ustalonych sztywno godzinach, zwykle od 8:00 do 16:00. Dbające o komfort klienta biura są dla niego dostępne w awaryjnych sytuacjach również poza godzinami pracy. Taka elastyczność znajduje oczywiście odzwierciedlenie w wyższych kosztach obsługi.

Bezpieczeństwo danych a niska cena obsługi księgowej

Bardzo ważną kwestią jest też bezpieczeństwo danych firmowych, na którym nie warto oszczędzać. Podstawową kwestią jest zorientowanie się, jak wybrane biuro księgowe chroni powierzone dane.

Biura stawiające na ochronę danych przechowują informacje na zabezpieczonych serwerowniach i regularnie wykonują kopie bezpieczeństwa. Takie podejście do firmowych danych daje przedsiębiorcy pewność, że informacje są w pełni chronione. Nawet wtedy, gdy komputery biura ulegną zniszczeniu księgowość będzie miała możliwość odtworzyć utracone dane. Oczywiście zabezpieczenia, o których mowa to dla biura dodatkowy koszt, który następnie przekłada się na wyższą cenę za obsługę księgową. Tanie biuro rachunkowe nie mając dodatkowego kosztu w postaci zabezpieczenia danych ma możliwość zaproponowanie usługi znacznie taniej

Czy tania księgowość to rzeczywiście niska cena?

Tania księgowość niesie ze sobą pewne zagrożenia. Podstawowym ryzykiem są potencjalne nieprawidłowości podczas postępowania wyjaśniającego lub kontroli skarbowej. Te mogą skutkować odpowiedzialnością karno-skarbową przedsiębiorcy. Atrakcyjne cenowo biuro może wymusić na prowadzącym firmę wykupienie dodatkowych usług księgowych. A to w efekcie mija się z ideą taniego biura rachunkowego.

To jednak nie koniec – negatywną konsekwencją będą też koszty utraconych korzyści. Konkurencyjne ceną biura księgowe pozbawione są często motywacji do zaangażowania się w sprawy przedsiębiorcy. Tym samym tania księgowość nie poszukuje najlepszych rozwiązań mogących obniżyć wysokość odprowadzanego podatku. Wszystko to sprowadza się do tego, że pozorne oszczędności mogą być dla przedsiębiorcy kosztowne.

Jak zatem wybrać dobre biuro rachunkowe?

Rynek usług księgowych cechuje się sporą różnorodnością. Najczęściej wybierane przez klientów klientów są tradycyjne biura rachunkowe. Na popularności zyskują też internetowe usługi księgowe, w tej formule obsługę oferują swoim klientom także banki. W artykule dot. wad i zalet księgowości zintegrowanej z kontem bankowym odpowiadamy czy warto. Choć księgowość internetowa jest tańsza od tradycyjnej, nie zawsze będzie dobrym wyborem. Przede wszystkim wymaga ona od przedsiębiorcy bycia na bieżąco ze zmianami w prawie i poświęcenia czasu na zapoznanie się z oprogramowaniem.

Optymalizacja kosztów jest bardzo ważna dla każdego przedsiębiorcy, szczególnie gdy prowadzi on swoją działalność od niedawna. Miejmy jednak na uwadze, że zadaniem biura rachunkowego jest dokonywanie rzetelnych rozliczeń, a w kwestii finansów warto wybierać partnerów wartych zaufania.

Bez względu więc na charakter współpracy z biurem rachunkowym, warto pamiętać, że wybór odpowiedniego podmiotu do obsługi firmowych finansów jest niezwykle ważny. Powinniśmy zatem wybierać sprawdzone usługi księgowe. Przed podjęciem ostatecznej decyzji warto dokładnie sprawdzić biuro rachunkowe np. w Centrum Informacji Księgowej - organizacji, która weryfikuje biura rachunkowe. Pomóc w tym może również przygotowany przez nas poradnik: Jak wybrać odpowiednie biuro rachunkowe?