Wypełnienie formularza zapytania do biura rachunkowego o ofertę na usługi księgowe w sposób dokładny i przemyślany pozwala zaoszczędzić czas i uzyskać lepiej dopasowaną propozycję współpracy.
W artykule uzyskasz informacje, na co zwrócić uwagę przy wypełnianiu poszczególnych pól formularza. Dowiesz się, jak prawidłowo określić liczbę dokumentów księgowych, dlaczego forma prawna firmy ma znaczenie oraz jak szczegółowy opis Twoich oczekiwań może pomóc w uzyskaniu lepszej oferty.
Forma prawna i rodzaj księgowości
Różne typy działalności mają inne obowiązki księgowe, podatkowe i prawne, dlatego istotne jest, aby w formularzu podać odpowiednią formę prawną swojej działalności.
- Jeśli dopiero zakładasz firmę, zaznacz to w formularzu – niektóre biura oferują pomoc w wyborze formy działalności.
- W przypadku przekształcenia firmy (np. z JDG na spółkę z o.o.) podanie tej informacji pozwoli na dopasowanie oferty do nowych wymagań.
Liczba dokumentów księgowych – dlaczego jest istotna?
Koszt obsługi księgowej zależy między innymi od liczby dokumentów w miesiącu. Warto dokładnie oszacować ten parametr, ponieważ wpływa on na czas pracy księgowego. Do dokumentów księgowych zaliczają się m.in.:
- Faktury sprzedażowe – wystawiane przez firmę dla klientów.
- Faktury kosztowe – dokumenty potwierdzające wydatki poniesione przez firmę.
- Wyciągi bankowe – rejestrujące operacje na firmowym rachunku bankowym (w przypadku pełnej księgowości).
- Rachunki i paragony – potwierdzenia drobnych wydatków, np. zakup paliwa.
Jak oszacować liczbę dokumentów w miesiącu?
- Przegląd historii faktur – sprawdź, ile dokumentów księgowych wystawiłeś w poprzednich miesiącach. Możesz to zrobić, przeglądając program do fakturowania lub konto bankowe.
- Uwzględnienie sezonowości – jeśli Twoja firma działa sezonowo (np. branża turystyczna, gastronomiczna), podaj średnią liczbę dokumentów lub opisz, jak w ciągu roku zmienia się ich liczba.
- Zliczenie dokumentów w różnych kategoriach – jeśli prowadzisz działalność z dużą liczbą małych transakcji (np. sklep internetowy), warto oddzielnie podać liczbę faktur sprzedażowych i kosztowych.
Dlaczego biura rachunkowe pytają o liczbę pracowników?
Jeżeli zatrudniasz pracowników obsługa kadrowo-płacowa stanowi odrębny element wyceny usługi księgowej. Każdy pracownik w firmie to dodatkowe obowiązki dla księgowości, które obejmują m.in.:
- Naliczanie wynagrodzeń, składek ZUS i podatku dochodowego
- Obsługę urlopów, zwolnień lekarskich i innych świadczeń
- Przygotowywanie deklaracji PIT-11, PIT-4R, ZUS DRA
- Zgłaszanie i wyrejestrowywanie pracowników w ZUS
Jak poprawnie określić liczbę pracowników w formularzu?
Podając liczbę zatrudnionych osób, warto uwzględnić nie tylko ich ogólną liczbę, ale także formy zatrudnienia. Dlaczego? Różne umowy wymagają innego zakresu obsługi:
- Umowa o pracę – najbardziej wymagająca pod względem księgowości. Wymaga naliczania wynagrodzeń, składek ZUS, podatków, urlopów, zwolnień lekarskich.
- Umowa zlecenie – mniej skomplikowana, ale nadal wymaga obliczeń składek i podatków. Każda zmiana w liczbie przepracowanych godzin wpływa na wysokość zobowiązań, co zwiększa liczbę dokumentów do rozliczenia.
- Umowa o dzieło – mniej skomplikowana niż umowa zlecenie, ale wymaga prawidłowego ewidencjonowania.
Status VAT
Firmy, które rozliczają VAT, generują więcej obowiązków księgowych, takich jak składanie deklaracji VAT-7, prowadzenie rejestrów VAT czy raportowanie JPK-VAT. Informacja o statusie VAT pomaga określić zakres obsługi.
Branża – dlaczego ma znaczenie?
Dopasowanie biura do specyfiki działalności – unikniesz współpracy z księgowym, który nie ma doświadczenia w Twojej branży.
- Precyzyjna wycena usług – biura rachunkowe mogą lepiej oszacować zakres pracy i koszty obsługi, uwzględniając specyfikę Twojej branży.
- Optymalizacja podatkowa – doświadczone biuro może doradzić, jak skorzystać z dostępnych ulg i preferencji podatkowych, np. IP Box, ulgi B+R, zwolnienia VAT.
- Uniknięcie problemów z urzędem skarbowym – księgowi znający Twoją branżę lepiej interpretują przepisy i pomagają uniknąć błędów w rozliczeniach.
- Obsługa specyficznych transakcji – niektóre branże (np. e-commerce, transport, budownictwo) mają niestandardowe wymagania dotyczące VAT, fakturowania czy raportowania.
- Szybsza i sprawniejsza obsługa – biuro zaznajomione z Twoją branżą może szybciej przetwarzać dokumenty i udzielać trafnych odpowiedzi na pytania.
- Doradztwo w zakresie przepisów branżowych – niektóre sektory podlegają szczególnym regulacjom prawnym, które księgowość powinna znać.
- Lepsza kontrola nad kosztami – księgowy znający Twoją branżę może doradzić, jak efektywnie zarządzać wydatkami i poprawić płynność finansową firmy.
- Dostęp do dodatkowych usług – biura rachunkowe specjalizujące się w danej branży często oferują dodatkowe usługi, np. doradztwo podatkowe, pomoc w dotacjach czy raportowanie do instytucji (np. GUS, NBP).
Jakie dodatkowe informacje warto podać?
Podając w formularzu szczegóły dotyczące działalności firmy – jakie konkretnie usługi świadczysz lub jakie produkty sprzedajesz – znacząco ułatwiasz biuru rachunkowemu przygotowanie dopasowanej oferty. Opisanie, czym zajmuje się Twoja firma, pozwoli księgowym ocenić zakres wymaganych usług i zaproponować odpowiednią ofertę
Pytania pomocnicze do wypełnienia pola „Treści zapytania”
- Czym dokładnie zajmuje się Twoja firma? (np. montaż mebli, sprzedaż rękodzieła, usługi programistyczne, produkcja odzieży)
- Czy świadczysz usługi stacjonarne, u klienta, czy online?
- Czy sprzedajesz produkty/usługi tylko w Polsce, czy także za granicę? (np. sklep internetowy z wysyłką międzynarodową)
- Czy Twoja działalność wymaga zakupu surowców, materiałów lub komponentów? (np. produkcja mebli, biżuterii, kosmetyków)
- Czy Twoja działalność wiąże się z obsługą klientów indywidualnych czy biznesowych?
- Czy w ramach działalności zatrudniasz pracowników lub współpracowników?
- Czy Twoja firma korzysta z leasingu, kredytów firmowych lub innych form finansowania?
- Czy prowadzisz sprzedaż sezonową i Twoje przychody zmieniają się w ciągu roku?
Podsumowanie
Dokładne uzupełnienie formularza zapytania pozwoli biuru rachunkowemu lepiej zrozumieć potrzeby Twojej firmy i przygotować ofertę dostosowaną do specyfiki działalności. Unikniesz niepotrzebnych kosztów i zyskasz pewność, że współpraca z księgowym będzie efektywna.