Praca zdalna w biurze księgowym
Jeszcze do niedawna praca zdalna zdecydowanie nie była kojarzona z księgowością. Dynamiczny rozwój internetu i pojawienie się systemów dedykowanych biurom księgowym, stopniowo odmienia oblicze tej specyficznej branży. Nowoczesne biura rachunkowe, chcące wychodzić naprzeciw potrzebom i oczekiwaniom swoich klientów i pracowników, coraz chętniej działają w modelu pracy zdalnej.
Zdalna praca biura rachunkowego oznacza liczne korzyści, w tym:
- zachowanie identycznej, a często większej produktywności w porównaniu z pracą stacjonarną,
- automatyzację obsługi klienta, a więc i oszczędność czasu,
- redukcję kosztów w procesach rekrutacji,
- dostęp do wykwalifikowanych kandydatów z całego kraju,
- wyjście naprzeciw pracownikom preferującym pracę z domu,
- skuteczne pozyskiwanie klientów , bez względu na miejsce ich działalności.
Przejście na zdalny model pracy biura rachunkowego warto poprzedzić dogłębną analizą. Odpowiednie zaplanowanie wdrożenia rozwiązań technologicznych może uchronić nas przed niedogodnościami, zarówno dla pracowników, jak i klientów.
Praca zdalna biura rachunkowego - jak ją zorganizować?
Przemyślana organizacja zdalnej pracy biura rachunkowego to połowa sukcesu. Kluczowymi obszarami wymagającymi organizacji są:
- dostęp komputerów w biurze, programu księgowego i plików współdzielonych,
- obieg dokumentów w biurze,
- delegowanie zadań i komunikacja zespołu biura.
Każdy z tych elementów jest równie ważny. Pominięcie któregokolwiek z nich może zdezorganizować pracę biura, prowadząc do nieterminowej realizacji zadań, a w efekcie - do utraty klientów. Umiejętne wdrożenie zaawansowanych narzędzi to także gwarancja bezpieczeństwa danych klientów i wygoda pracy księgowych.
Dostęp komputerów w biurze, programu księgowego i plików współdzielonych
Najbardziej przyjazną księgowym, a przy tym najbezpieczniejszą z opcji, jest dedykowane oprogramowanie służące do nawiązywania połączeń zdalnych. Wykorzystywane do prac serwisowych i zdalnej pomocy, doskonale sprawdzi się również w codziennej pracy zdalnego biura rachunkowego.
Wśród popularnych programów wymienić warto choćby takie, jak takie Anydesk czy TeamViewer. Profesjonalne, a więc zarobkowe zastosowanie tego typu programów jest płatne - najczęściej w modelu subskrypcyjnym. Najważniejsze funkcjonalności, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania:
- przesyłanie plików między komputerem z którym się łączymy oraz komputerem używanym do nawiązania połączenia,
- dostępność funkcji schowka („kopiuj – wklej”) pomiędzy komputerami,
- opcja ustawiania różnych haseł dla różnych użytkowników,
- opcja zdalnego włączenia komputera (tzw. Wake-On-LAN), przydatna między innymi na wypadek utraty zasilania.
Podczas połączenia przez programy tego typu warto pamiętać o kilku zasadach:
- o ustawieniu automatycznego uruchomienia programu po uruchomieniu komputera, co jest przydatne przy potrzebie zrestartowania komputera,
- klucz do podpisu kwalifikowanego musi być wpięty do komputera, z którym się zdalnie łączymy, a więc odwrotnie niż w przypadku usługi zdalnego pulpitu,
- ustawione hasło powinno być trudne do złamania przez osoby niepowołane,
- sama aplikacja wymaga bieżących aktualizacji.
Oprócz tego, pracownikom biura warto zapewnić dostęp do danych współdzielonych za pomocą bardzo intuicyjnych usług przechowywania plików. Przykładowo, za pomocą aplikacji Dropbox, Google Drive czy OneDrive.
Korzystanie z aplikacji tego typu możliwe jest jednocześnie na wielu urządzeniach, w tym także mobilnych. Biznesowe wersje programów oferują szereg przydatnych opcji, takich jak ustawienie szczegółowych praw dostępu do określonych zasobów. W zdalnej pracy biura rachunkowego zastosowanie znajdzie tez opcja udostępnienia klientom plików na określony czas i po wpisaniu hasła dostępu.
Obieg dokumentów w zdalnym biurze rachunkowym
Zdalne biuro rachunkowe stoi także przed wyzwaniem przystosowania procesu obiegu dokumentów. Papierowe wersje dokumentów muszą zastąpić ich elektroniczne odpowiedniki. Najlepszym na to sposobem jest wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów, umożliwiającego między innymi:
- przekazywanie faktur przez klientów biura,
- automatyczny odczyt danych (OCR),
- obróbkę w systemie obiegu z podziałem na uprawnienia dla poszczególnych grup pracowników i klienta biura,
- import dokumentów do programu księgowego.
Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) przyspiesza procesowanie dokumentacji, obniżając jego koszt. Jednocześnie zapewnia transparentność wykonywanych zadań i zwiększa bezpieczeństwo danych.
Wdrożenie systemu pełnego elektronicznego obiegu dokumentów jest czasochłonnym procesem. Warto w związku z tym zarezerwować sobie odpowiednią ilość czasu na zapoznanie się z systemem i wdrożenie do w biurze rachunkowym.
Alternatywne rozwiązania
Doraźną alternatywą może by też wdrożenie systemu OCR umożliwiającego zdalne przyjmowanie dokumentów klienta oraz automatyzującego ich odczyt i import do programu księgowego. Odciążenie zespołu od wprowadzania dokumentów do systemu ERP, funkcjonalności częściowo przejmujące zadania obiegu dokumentów i usprawniona komunikacja z klientami - to główne korzyści takiego rozwiązania. Na rynku znaleźć można wiele systemów tego typu. Przy ich wyborze warto zwrócić uwagę na:
- wysoką dokładność odczytu faktur, która znacznie skróci czas wprowadzania dokumentów do programu księgowego,
- możliwość wysyłki dokumentów przez klientów,
- stopień integracji z wykorzystywanym programem ERP,
- możliwość rozbudowania o dodatkowe funkcjonalności, które mogą przydać się w przyszłości.
Druga z przedstawionych alternatyw to zasadniczo bezkosztowe rozwiązanie - wewnętrzne mechanizmy do importu dokumentów pomiędzy programami ERP. Umożliwiają one zaczytanie dokumentów do programu księgowego przy wykorzystaniu wymiany plikowej wbudowanej w program księgowy. Ta z kolei pozwala na eksport danych księgowych przez klienta w formie pliku, ich przesyłkę przykładowo pocztą elektroniczna oraz import po stronie biura rachunkowego. Istnieją również internetowe wersje tej funkcji, działające w oparciu o serwery producentów oprogramowania. To rozwiązanie znacznie przyspiesza pracę nad obsługą dokumentów i idealnie sprawdza się w pracy zdalnej.
Należy mieć na uwadze, że programy różnych producentów zwykle nie są ze sobą kompatybilne. I tak przykładowo, plik EPP wyeksportowany w programie Subiekt możliwy jest do zaimportowanie w Optimie wyłącznie przy użyciu dodatkowo płatnych programów do konwersji plików.
Delegowanie zadań na członków zespołu, komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna
Wydajna praca zdalnego biura rachunkowego zależy także od właściwego uporządkowania zadań poszczególnych pracowników. Większe projekty warto dzielić na mniejsze, a następnie szczegółowo planować i realizować z wykorzystaniem dodatkowych kanałów komunikacji. Pozwoli to uniknąć szumu informacyjnego i angażowania pracowników, którzy nie są związani z danym zadaniem.
Przykładem wyspecjalizowanego narzędzia adresowanego dla biur rachunkowych jest Saldeo -Zarządzanie Biurem. Poza powyższymi korzyściami, dostarcza ono biurom rachunkowym wiele przydatnych danych. W tym o dociążaniu zadaniami poszczególnych pracowników czy czasie, jaki poświęcili na ich realizację. Możliwe jest też śledzenie, w jakim stopniu poszczególni klienci pochłaniają czas biura.
W mniejszych biurach rachunkowych, alternatywą dla zaawansowanego systemu będzie prosty i szybki do wdrożenia program pozwalający na tworzenie, przydzielanie i komentowanie zadań. Godna polecenia jest choćby aplikacja Trello, która nawet w darmowej wersji oferuje szereg funkcjonalności i umożliwia równoczesną kooperację wielu użytkowników.
Przydatne będą także programy do prowadzenia zespołowych wideo czatów, jak Zoom, Skype czy Google Hangouts.
Ważny jest dobór takich narzędzi, które najlepiej odpowiadają specyfice działalności biura rachunkowego. A jednocześnie uwzględniają potrzeby i umiejętności techniczne jego pracowników.
Zdalne biuro księgowe – podsumowanie
Nowoczesne programy dają biurom rachunkowym możliwość sprawnego przystosowania się do zdalnego modelu działalności. Co istotne, przemyślany i starannie wdrożony proces zmian może znacznie poprawić ogólną organizację pracy w biurze.
Jeżeli chcesz uzyskać więcej informacje na temat marketingu w biurze rachunkowym wypełnij formularz. Po wysłaniu zgłoszenia bezpłatnie otrzymasz:
- informację jakie działania podjąć, aby pozyskać nowych klientów do biura rachunkowego
- wpis do serwisu Biura-Rachunkowe.waw.pl
Serwis Biura-Rachunkowe.waw.pl od 2009 roku skutecznie łączy przedsiębiorców z biurami rachunkowymi.