Czy biuro rachunkowe ponosi odpowiedzialność za błędy?
Wbrew powszechnej opinii, zlecenie prowadzenia księgowości firmie zewnętrznej, nie odciąża przedsiębiorcy z ryzyka, jakie może wynikać z nieprawidłowości w prowadzeniu dokumentacji. Zgodnie z art. 26 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, to podatnik odpowiada całym swoim majątkiem za wynikające ze zobowiązań podatkowych podatki.
A zatem, w przypadku wykrycia przez organy skarbowe jakichkolwiek nieprawidłowości, odpowiedzialnością obarczony zostanie podatnik, nie biuro rachunkowe, z którym współpracuje. W kwestii tej zastosowania nie mają żadne zapisy w umowie, które przenosiłyby odpowiedzialność z podatnika na biuro księgowe.
Błędy biura rachunkowego
Jednocześnie, zgodnie z art. 77 pkt. 1 Ustawy o rachunkowości, biura rachunkowe podlegają karze grzywny i karze pozbawienia wolności do 2 lat w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych niezgodnie z obowiązującym prawem. W sytuacji, gdy biuro prowadzi działalność bez wymaganych uprawień i bez ubezpieczenia OC, nałożona może zostać na nie kara w postaci grzywny lub ograniczenia wolności.
Obowiązkowe ubezpieczenie OC biura rachunkowego
Zgodnie z art. 76h ust. 1 Ustawy o rachunkowości, na biurach rachunkowych spoczywa obowiązek posiadania ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za wyrządzone szkody. Te wynikać mogą z niezachowania należytej staranności lub niedbałego wykonania zobowiązań względem klienta.
Obowiązek ubezpieczenia OC względem biura rachunkowego powstaje nie później niż w dniu poprzedzającym dzień rozpoczęcia działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg.
Wysokość minimalnej sumy gwarancyjnej
Kwota obowiązkowego ubezpieczenia biur rachunkowych wynosi 10 tys. euro - w przypadku wykonywania przez nie czynności z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Kwota minimalnej sumy gwarancyjnej wyrażona jest zgodnie z ustawą w euro, a do jej przeliczenia wykorzystywany jest średni kurs tej waluty ogłoszony przez Narodowy Bank Polski po raz pierwszy w roku, w którym dana umowa ubezpieczenia OC została zawarta.
W pozostałych obszarach – doradztwa podatkowego oraz prowadzenia kadr i płac – biura rachunkowe mają swobodę. Ubezpieczenie w zakresie tych usług ma charakter dobrowolny.
Odszkodowanie z OC biura rachunkowego
OC stanowi podstawę dochodzenia odszkodowania w przypadku strat spowodowanych błędem w wykonywaniu przez biuro rachunkowe powierzonych mu obowiązków księgowych. Przedsiębiorca, który ubiega się od odszkodowanie od biura rachunkowego, musi szczegółowo określić zakres jego obowiązków wraz z popełnionymi przez biuro księgowe błędami. Musi też wskazać wynikające z tego faktu straty. Odszkodowanie za objęte ubezpieczeniem szkody wypłacane jest klientowi przez zakład ubezpieczeń.
Na co zwracać uwagę przy zawieraniu umowy z biurem rachunkowym?
- Sprawdzić, czy biuro przekazało wszystkie powierzone dokumenty np.: faktury, umowy, wyciągi bankowe, rachunki, potwierdzenia zapłaty, księgi podatkowe i rejestry VAT, ewidencja faktur, ewidencje środków trwałych i wyposażenia, deklaracje ZUS i deklaracje podatkowe,
- Odwołać pełnomocnictwo,
- Zgłosić nowe biuro.