Prowadzenie księgowości firmy wymaga zaangażowania zarówno biura rachunkowego, jak i samego przedsiębiorcy. Poniżej ważne kwestie i obowiązki zarówno po stronie biura rachunkowego jak i klienta, który korzysta z usług księgowych.
Obowiązki biura rachunkowego względem klienta
Większość obowiązków biura rachunkowego zostaje określona i zapisana w umowie, którą zawierają strony. W artykule: umowa o świadczenie usług księgowych - na co zwrócić uwagę znajdziesz siedem istotnych kwestii, na które warto zwrócić uwagę przy podpisywaniu umowy. Poniżej pozostałe kwestie, które nie zawsze zostają zapisane w umowie a stanowią obowiązek biura rachunkowego i klienta.
Archiwizacja dokumentów księgowych
Kwestią, jaką należy ustalić na początku współpracy z biurem rachunkowym, jest archiwizacja dokumentów. W zależności od sposobu prowadzenia archiwum, biuro może przechowywać dokumenty analogowo bądź elektronicznie. W sytuacji, gdy księgi prowadzone są przez pracownika biura w siedzibie klienta - archiwizacja następuje u klienta.
W przypadku prowadzenia ksiąg w siedzibie biura, wygodniejszym rozwiązaniem będzie ich archiwizowanie w biurze. Należy jednak pamiętać o określeniu warunków przechowywania dokumentów. Te dla każdego klienta powinny być przechowywane oddzielnie, zabezpieczone przed dostępem osób niepowołanych oraz uporządkowane w sposób, który zapewni szybki dostęp i identyfikację szukanych informacji.
Ochrona danych osobowych w biurze rachunkowym
Współpraca z biurem rachunkowym wiąże się z przekazywaniem przez klienta wielu informacji o swojej firmie. Dlatego też ważne jest zawarcie w umowie zapisu, że wszelkie dane są przekazywane w celu realizacji zakresu umowy i nie będą udostępniane przez biuro rachunkowe osobom trzecim. Na początku współpracy, na umowie lub osobnym dokumencie, należy również uzyskać zgodę klienta na powierzenie przetwarzania danych osobowych.
Odpowiedzialność za szkody księgowego
Obowiązkiem po stronie biura rachunkowego jest przedstawienie oświadczenia o posiadaniu ubezpieczenia OC. Pozwala ono na zabezpieczenie ewentualnych kar wynikłych z błędów w zaksięgowaniu dokumentów. Oprócz wysokości polisy należy określić także jej zakres, stanowiący jeden z kluczowych czynników determinujących wybór danego biura rachunkowego. Więcej informacji w artykule: Jak wybrać odpowiednie biuro rachunkowe?
Bieżąca komunikacja z klientem
Jednym z czynników mających olbrzymi wpływ na sprawność pracy biura rachunkowego, jest jego komunikacja z klientem. Na szczęście, księgowi mają do swojej dyspozycji szereg narzędzi ułatwiających wymianę informacji. Oprócz rozmów telefonicznych czy korespondencji e-maili, przydatne są też specjalne platformy komunikacyjne oraz rozwiązania chmurowe, zapewniające natychmiastowy dostęp do dokumentów obu stronom umowy. Warto wyznaczyć też konkretnego pracownika, który będzie zawsze do dyspozycji danego klienta.
Obowiązki klienta wobec biura rachunkowego
Często przedsiębiorcy po podpisaniu umowy na obsługę księgową są przekonani, że wszystkie kwestie związane z obsługą księgową przejmie biuro rachunkowe. Tymczasem, aby współpraca działała sprawnie powinien wywiązywać się z obowiązków względem biura - poniżej najważniejsze z nich.
Terminowe dostarczanie dokumentów księgowych
Podstawowym obowiązkiem klienta jest systematyczne dostarczanie wymaganych dokumentów i innych dowodów księgowych dotyczących danego miesiąca. Przeważnie strony ustalają go między 5. a 10. dniem roboczym następnego miesiąca.
W przypadku klientów, którzy w miesiącu przeprowadzają niewiele transakcji, wystarczający jest jeden termin przekazywania dokumentów. W przypadku, gdy dokumentów jest wiele, warto zwiększyć liczbę terminów. Usprawni to pracę biura rachunkowego, zwłaszcza w przypadku transakcji sprzedaży udokumentowanych fakturami oraz transakcji zakupu towarów i materiałów produkcyjnych, których księgowanie jest najbardziej czasochłonne.
Warto pamiętać, że nieregularne przekazywanie dokumentacji powoduje natłok pracy, co znacznie utrudnia jej organizację przez biuro rachunkowe. Ostatnie dokumenty należy przekazać do biura w terminie pozwalającym na dochowanie terminów i wywiązanie się z zobowiązań objętych umową.
Sposób przekazywania dokumentów do biura rachunkowego
W zależności od ustaleń, dokumenty klienta mogą być:- dostarczane przez niego do biura,
- odbierane od niego przez pracownika biura,
- przekazywane za pomocą internetu.
Forma przekazywanych dokumentów księgowych
Dodatkowe obowiązki klienta mogą odnosić się do formy przekazywanej dokumentacji. W umowie warto zawrzeć, że wszelkie dowody przekazywane przez klienta będą: kompletne, sprawdzone merytorycznie, właściwie opisane oraz pogrupowane według rodzaju operacji gospodarczych.
Wyznaczenie pełnomocnika do kontaktu z biurem rachunkowym
Klient powinien również wskazać osobę odpowiedzialną za kontakty z biurem rachunkowym w razie swojej nieobecności. W przypadku klientów, którzy nie dysponują czasem na kontakt z biurem rachunkowym dobrym rozwiązaniem jest wyznaczenie pełnomocnika.