Umowa z biurem rachunkowym, - na co zwrócić uwagę
Wybór i podpisanie umowy z biurem rachunkowym to bardzo ważny element prowadzenia firmy. Księgowa ma ogromny wpływ na funkcjonowanie naszej firmy, dlatego przed podpisaniem umowy o świadczenie usług księgowych zwróć uwagę na:
- Formę i przedmiot umowy
- Termin dostarczenia dokumentów
- Zakres i wysokość polisy
- Zastrzeżenie przekazywanych informacji jako poufne
- Warunki płatności
- Warunki wypowiedzenia
- Dodatkowe elementy
Forma i przedmioty umowy o świadczenie usług księgowych
Na początek - określenie stron umowy. Ta, będąc dokumentem wiążącym prawnie, powinna posiadać właściwą formę. Przede wszystkim konieczne jest dokładne określenie obu stron umowy, w tym podanie: nazwy firmy, formy prawnej i adresu zleceniodawcy i zleceniobiorcy, numerów NIP czy reprezentantów biura rachunkowego i klienta.
Chcąc zminimalizować ryzyko ewentualnych nieporozumień, zalecane jest dokładne wyszczególnienie usług objętych umową np:
- prowadzenie i przechowywanie przez Zleceniobiorcę ksiąg rachunkowych,
- sporządzanie deklaracji podatkowych,
- sporządzanie deklaracji ZUS,
- reprezentacja przed urzędami,
- prowadzenie administracji wynagrodzeń pracowników,
- udzielanie porad w ramach potrzeb Zleceniodawcy i kompetencji Zleceniobiorcy,
- bieżące informowanie o sytuacji gospodarczej i kondycji firmy,
- sporządzanie sprawozdań finansowych.
Ustalenie terminu dostarczenia dokumentów do biura rachunkowego
W każdej umowie o świadczenie usług księgowych znajdzie się zapis dotyczący terminu dostarczenia dokumentów. Często w tym punkcie widnieje zapis mówiący o karach w przypadku przekroczenia wyznaczonego terminu. Warto sprawdzić, czy przekazanie dokumentów w danym miesiącu z opóźnieniem wiąże się z dodatkową opłatą.
Oświadczenie dot. ubezpieczenia OC na działalność biura rachunkowego
Biuro rachunkowe zobowiązane jest do posiadania ubezpieczenia OC. Chroni ono przedsiębiorcę przed ewentualnymi błędami księgowymi, w przypadku których będzie on w stanie wyegzekwować należną mu rekompensatę. W umowie powinno znaleźć się oświadczenie dotyczące wykupionej przez biuro polisy.
Ważna jest nie tylko wysokość polisy, ale i jej zakres. Dobrze, by ubezpieczeniem objęte były zarówno podstawowe usługi biura, jak i te dodatkowe. W umowie z biurem rachunkowym powinna zostać zawarta klauzula wyłączenia odpowiedzialności odszkodowawczej. Określa ona błędy wynikające z zaniedbań klienta. Dostarczenie dokumentów po wyznaczonym terminie czy zatajenie ważnych informacji zwalnia biuro z odpowiedzialności cywilnej.
W związku z tym, że ubezpieczenie na działalność biura rachunkowego odnawiane jest co roku, warto dodać zapis, w którym księgowość zobowiąże się do corocznego odnawiania polisy.
Uwaga! OC wymagane jest od biur rachunkowych, nie zaś od księgowych zatrudnionych na etat, których obciążyć można jedynie do wysokości trzykrotności wynagrodzenia za szkody dokonane nieumyślnie. To oznacza, że przy większych szkodach, przedsiębiorca nie będzie mógł dochodzić ich pełnego pokrycia.
Zapis dot. informacji poufnych w przypadku świadczenia usług księgowych
Wybrane przez nas biuro rachunkowe z racji pełnienia obsługi księgowej uzyska szereg newralgicznych informacji o naszej firmie. Księgowa na podstawie dokumentów uzyskuje informacje między innymi o: naszych klientach, dostawcach, cenach, marżach, zarobkach. Należy chronić takie dane / informacje odpowiednim zapisem w umowie z biurem rachunkowym. Wskazać konkretnie, że przekazane dane / informacje są do użytku służbowego oraz, że nie zostaną udostępnione osobom trzecim.
Warunki płatności za usługi biura rachunkowego
Istotną część umowy stanowi cennik usług biura rachunkowego i związane z nim warunki płatności. Część księgowych pobiera opłaty w formie stałego miesięcznego abonamentu, inni rozliczają każdą usługę osobno. Przed zawarciem umowy upewnijmy się również, czy podane przez biuro ceny uwzględniają VAT.
Ważne są też inne detale, takie jak numer konta bankowego czy terminy płatności. Należy pamiętać, że brak płatności może skutkować natychmiastowym rozwiązaniem umowy przez biuro.
Warunki wypowiedzenia umowy o usługi księgowe
Kolejnym ważnym elementem są warunki dotyczące czas obowiązywania umowy z biurem rachunkowym. Ta może mieć charakter terminowy lub bezterminowy - zwróćmy więc uwagę na czas jej trwania. Z perspektywy przedsiębiorcy szczególnie istotne są warunki wypowiedzenia umowy i jego konsekwencje.
Warto wiedzieć, jakie będą zasady przekazania dokumentacji księgowej w razie wcześniejszego przerwania umowy. Interesy przedsiębiorcy będzie chronił również zapis o karze dla biura rachunkowego, które nie wywiąże się z dostarczenia dokumentacji.
Dodatkowe elementy umowy z biurem rachunkowym
Sprawdzić należy także sposób, w jaki biuro rachunkowe zamierza przechowywać i archiwizować dokumenty księgowe klienta. Wszelkie dokumenty mogą być przechowywane w formie analogowej lub cyfrowej. W obu przypadkach wskazane jest określenie warunków tego przechowywania.
Na koniec upewnijmy się również, że do umowy załączone jest pełnomocnictwo. Uprawniać będzie ono przedstawicieli biura rachunkowego do reprezentowania klienta przed Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.