Kadry i płace w firmie - kto się nimi zajmuje?
Każda firma, bez względu na wielkość, ma obowiązek zapewnić swoim pracownikom odpowiednią obsługę kadrowo-płacową.
W dużych przedsiębiorstwach, zatrudniających kilkaset osób, sprawami pracowników zajmuje się zwykle powołany do tego dział kadr i płac.W mniejszych przedsiębiorstwach, zatrudniających kilka osób, utworzenie własnego działu kadr i płac jest zwykle zbyt kosztowne. Często jego miejsce zajmuje kadrowa, choć i tu trzeba liczyć się z kosztami zatrudnienia na etat. W tej sytuacji lepszym rozwiązaniem może być skorzystanie z usług zewnętrznego biura rachunkowego.
Outsourcing kadrowo-płacowy, czyli zatrudnienie zewnętrznej firmy do wykonania określonych zadań, zyskuje na popularności. Korzystają z niego zwłaszcza małe firmy, choć spore korzyści przynosi on również dużym przedsiębiorstwom.
Zakres obsługi kadrowo-płacowej
Obsługa kadrowo-płacowa dotyczy wszelkich kwestii związanych z zatrudnieniem i wynagrodzeniem pracowników przedsiębiorstwa.
Podstawowe zadania, jakie obejmuje zakres obsługi kadrowo-płacowej to:
- sporządzanie i rozliczanie umów o pracę oraz umów cywilnoprawnych,
- sporządzanie list płac i prowadzenie kartotek wynagrodzeń,
- prowadzenie akt personalnych pracowników,
- rozliczanie urlopów i delegacji,
- przygotowywanie i przekazywanie rozliczeń do ZUS,
- przygotowywanie sprawozdań rocznych o dochodach i odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy,
- przeprowadzanie czynności związanych z wygaśnięciem lub rozwiązaniem stosunku pracy,
- obsługa świadczeń socjalnych oraz z zakresu ubezpieczeń zdrowotnych i społecznych,
- wystawianie świadectw pracy, zaświadczeń o zarobkach i innych dokumentów,
- nadzór nad sprawami związanymi z BHP,
- reprezentowanie pracodawcy przed ZUS i Urzędem Skarbowym,
- doradztwo w zakresie prawa pracy, przepisów dotyczących ubezpieczenia społecznego czy podatku dochodowego od osób fizycznych.
Szukasz usług księgowych związanych z artykułem? Prześlij zapytanie ekspertom
Zakres obsługi-kadrowo płacowej a potrzeby przedsiębiorstwa
Zakres obsługi kadrowo-płacowej jest elastyczny - zależy nie tylko od oferty wybranego biura księgowego, ale przede wszystkim od zapotrzebowania danego przedsiębiorstwa. W ramach współpracy firma może zajmować się również doradztwem w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi, prowadzeniem analiz płac czy wysyłaniem pracowników na badania lekarskie.
Outsourcing kadrowo-płacowy, dlaczego warto?
Zlecenie obowiązków kadrowo-płacowych zewnętrznej firmie ma wiele zalet. Kluczowe z nich to:
- oszczędność pieniędzy - biuro rachunkowe pobiera wyłącznie opłaty za wykonane usługi. Tymczasem zatrudnienie własnego księgowego lub kadrowego wiąże się z koniecznością wypłaty pensji i opłaty dodatkowych kosztów, w tym ubezpieczenia. Outsourcing świetnie sprawdzi się zwłaszcza w przypadku małych i średnich firm, choć nie tylko,
- oszczędność czasu - dopełnienie obowiązków kadrowo-płacowych jest niezwykle czasochłonne. Outsourcing pozwala przedsiębiorcy skupić się na rozwijaniu działalności, nie zaś na skomplikowanych formalnościach,
- wygoda i bezpieczeństwo - oprócz oszczędności czasu i pieniędzy, nie bez znaczenia są też komfort i bezpieczeństwo korzystania z usług zewnętrznej firmy. Sprawy kadrowo-płacowe wymagają bowiem wiedzy na temat aktualnych przepisów, a wszelkie pomyłki w dokumentach mogą nieść ze sobą poważne konsekwencje. Korzystanie z usług zewnętrznej firmy to pewność terminowych i prawidłowych rozliczeń.
Szukasz usług księgowych związanych z artykułem? Prześlij zapytanie ekspertom
Ile kosztuje obsługa kadr i płac?
Koszty zatrudnienia firmy zajmującej się obsługą kadr i płac zależne są od takich aspektów, jak:
- wielkość przedsiębiorstwa,
- liczba zatrudnianych pracowników,
- zakres usług wymaganych przez klienta.
Co za tym idzie, koszty outsourcingu kadr i płac mogą być różne. Większość firm proponuje swoim klientom rozliczenie w formie stałego comiesięcznego abonamentu z możliwością wykupienia dodatkowych usług.
Komu outsourcować obsługę kadr i płac?
Przed podjęciem współpracy z biurem rachunkowym, warto dokładnie przeanalizować i uzgodnić jego zakres obowiązków. Ten powinien być dostosowany do charakteru danego przedsiębiorstwa - branży, w której działa i liczby pracowników, których zatrudnia.