Kto ma obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego?
Podmiotami zobowiązanymi do sporządzania sprawozdania finansowego są:
- firmy, które ze względu na wysokość przychodów lub status prawny prowadzą księgi rachunkowe,
- firmy, które dobrowolnie wybrały księgi rachunkowe jako sposób ewidencjonowania.
Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych może zatem dotyczyć działalności gospodarczych prowadzonych w formie spółek:
- kapitałowych – na przykładek spółek z ograniczoną odpowiedzialnością,
- osobowych – na przykład spółek jawnych.
Limit zobowiązujący do prowadzenia ksiąg rachunkowych
Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych dotyczy wyłącznie tych spółek, których przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro (8 559 000 zł).
Spółki, które w danym roku obrotowym osiągnęły niższe przychody, składają we właściwym dla siebie Krajowym Rejestrze Sądowym w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego spółki.
Elementy sprawozdania finansowego
Sprawozdanie finansowe stanowi dokument określający sytuację ekonomiczną podmiotów („jednostek” – zgodnie z ustawą o rachunkowości), które obowiązkowo lub dobrowolnie prowadzą w danym roku obrotowym księgi rachunkowe.
Szukasz usług księgowych związanych z artykułem? Prześlij zapytanie ekspertom
Na sprawozdanie finansowe składają się następujące elementy:
- bilans – wykazujący stan aktywów i pasywów na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych poprzedniego i bieżącego roku obrotowego,
- rachunek zysków i strat – dane z roku obrotowego wyszczególnia się obok danych z roku poprzedniego, w wariancie kalkulacyjnym bądź porównawczym,
- informacja dodatkowa, która obejmuje wprowadzenie do sprawozdania finansowego.
Do sprawozdania finansowego dołączyć należy również:
- sprawozdanie z działalności, wymagane m.in. dla spółek kapitałowych i spółek komandytowo-akcyjnych,
- sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej,
- sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej,
- sprawozdanie z działalności jednostki dominującej,
- skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej,
- opinie biegłego rewidenta, jeśli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu.
Sprawozdanie finansowe sporządza się w języku polskim i w walucie polskiej.
Kto odpowiada za sporządzenie sprawozdania finansowego spółki?
Sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego spółki należy do obowiązków kierowników jednostki, którymi mogą być:
- członkowie zarządu spółek kapitałowych,
- wspólnicy prowadzących sprawy spółki w spółce jawnej, cywilnej lub partnerskiej,
- komplementariusze prowadzących sprawy spółki w spółce komandytowej i komandytowo-akcyjnej,
- likwidatorzy, syndycy lub zarządcy w postępowaniu upadłościowym spółki,
- członkowie organów zarządzających innych jednostek.
Szukasz usług księgowych związanych z artykułem? Prześlij zapytanie ekspertom
W praktyce, zamknięciem ksiąg rachunkowych i sporządzeniem sprawozdania finansowego spółki zajmuje się księgowa, główna księgowa, dyrektor finansowy bądź zewnętrzne biuro rachunkowe, obsługujące sprawy finansowo-księgowe spółki.
E-sprawozdanie finansowe spółki
Od 1 października 2018 r. sprawozdania finansowe podmiotów prowadzących księgi rachunkowe należy sporządzać w określonym formacie elektronicznym.
Sprawozdania te wymagają kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP przez osobę upoważnioną do prowadzenia ksiąg rachunkowych spółki i kierownika jednostki. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy (np. zarząd w spółce z o.o.), podpisy muszą złożyć wszyscy członkowie tego organu, czyli wszyscy członkowie zarządu. Elektroniczne zgłoszenie sprawozdania finansowego spółki jest bezpłatne.
Co ważne, nie ma już możliwości złożenia sprawozdania w formie papierowej czy w formie skanów podpisanych sprawozdań.
Więcej informacji o strukturze logicznej i formacie e-sprawozdań znaleźć można w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów.
Terminy związane ze sprawozdaniami finansowymi
Spółki zobowiązane są do przestrzegania następujących terminów:
- sporządzanie sprawozdania – sprawozdanie finansowe spółki za rok obrotowy (równy kalendarzowemu) należy sporządzić w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, np. sprawozdanie za rok 2018 należy sporządzić do 31.03.2019 r.,
- zatwierdzenie sprawozdania – termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego upływa nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, np za rok 2018 będzie to data 30.06.2019 r.,
- złożenie sprawozdania finansowego do KRS – w ciągu 15 dni od dnia jego zatwierdzenia,
Szukasz usług księgowych związanych z artykułem? Prześlij zapytanie ekspertom
Przekazanie sprawozdania finansowego do administracji skarbowej
Od 1 października 2018 r. zniesiony został obowiązek przekazywania we własnym zakresie sprawozdań finansowych bezpośrednio do urzędu skarbowego. Dane z e-sprawozdań przekazanych do KRS są przesyłane do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.
Konsekwencje naruszenia przepisów
W przypadku, gdy sprawozdanie finansowe spółki zostanie złożone po terminie wynikającym z ustawy, jednostka dopuszcza się popełnienia wykroczenia skarbowego. W tej sytuacji, konieczne jest jak najszybsze złożenie sprawozdania wraz z oświadczeniem o popełnieniu wykroczenia skarbowego. Procedura czynnego żalu może pomóc spółce uniknąć potencjalnych konsekwencji za niezłożenie sprawozdania w terminie.
Niezłożenie sprawozdania finansowego skutkować może:
- grzywną nałożoną na kierownika jednostki,
- karą ograniczenia wolności kierownika jednostki,
- postępowaniem przymuszającym,
- rozwiązaniem spółki i wykreśleniem z KRS,
- ustanowieniem kuratora spółki.